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In der Lebenshilfe Donau-Iller arbeiten derzeit 20 Menschen mit Behinderung im Bereich der Scandienstleistung. An insgesamt 15 Arbeitsplätzen übernehmen sie hier selbstständig die Digitalisierung von Dokumenten für verschiedene Unternehmen.
Das Studierendenwerk Darmstadt treibt die Digitalisierung weiter voran und setzt zunehmend auf durchgehend digitale Arbeitsprozesse. Nunmehr wurde der Bereich der Studienfinanzierung so aufgestellt, dass Papierdokumente gar nicht erst in den Umlauf kommen.
Der Verbraucherschutz ist eine kleinteilige Aufgabe. Die zuständige Behörde verarbeitet hier tagtäglich eine Vielzahl an verschiedensten Dokumenten, die häufig noch handschriftlich ausgefüllt sind. Um deren Verarbeitung zu digitalisieren und zu beschleunigen, wurde eine wohl einzigartige Lösung implementiert.
Die Qualität von Serviceleistungen erkennt man erst, wenn tatsächlich ein Problem auftritt und eine schnelle Lösung gefragt ist. Ganz gleich ob Hardware oder Software, der Ausfall einer Komponente kann in unserer digitalen Welt sehr schnell hohe Kosten verursachen. Serviceverträge sollen schnelle Abhilfe schaffen, doch worauf ist bereits beim Abschluss zu achten, damit sich die Investition auszahlt.
Poststellen, BPO-Anbieter und Scandienstleister stehen vor der Herausforderung, täglich eine große Anzahl von Dokumenten in verschiedenen Formaten zu digitalisieren. Dieser Prozess, insbesondere der Posteingang, ist oft kompliziert und zeitaufwändig. Dokumente werden sortiert, falsch ausgefüllte Formulare müssen erkannt und manuell bearbeitet werden, was den gesamten Scanprozess verlangsamt. Obwohl die Scanner selbst schnell arbeiten, sind Mitarbeiter oft mit zeitintensiven manuellen Aufgaben beschäftigt.
Die Prozesse in deutschen Behörden sollen digital und effizient werden. Der erste Schritt hierfür ist die Digitalisierung des Posteingangs. Dieser verspricht entscheidende Vorteile, wie eine schnellere Bearbeitung von Kundenanfragen, eine bessere Verfügbarkeit und Auffindbarkeit der Dokumente sowie eine gesteigerte Produktivität bei reduzierten Kosten.
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