Zentrale oder dezentrale Erfassung? Beides!

War man in der Vergangenheit der Auffassung, nur die zentrale Poststelle könne Qualität und Sicherheit beim Scannen gewährleisten, wurde diese Annahme durch innovative Scanlösungen überholt. Vielmehr ist es so, dass es sich heute kein Unternehmen mehr erlauben kann, dass Papierdokumente durch das Haus wandern oder von Filialen gar noch auf dem Postweg in die Poststelle zur Digitalisierung gesandt werden.

In vielen Projekten taucht die Frage auf: Zentrale oder dezentrale Erfassung?

Papierdokumente sollten dort gescannt werden, wo sie ins Haus gelangen. So stehen die Daten sofort für weitere Arbeitsprozesse zur Verfügung, die Kundenzufriedenheit wird erhöht und die Effizienz gesteigert. Bei der Anschaffung von Desktop- oder Abteilungsscannern spielt die Bildqualität eine große Rolle. Gerade bei diesen kleineren Scannern gibt es erhebliche Unterschiede – hier lohnt sich ein Vergleich. Die Scanner von Kodak Alaris sind alle mit der Bildverarbeitungstechnologie Perfect Page ausgestattet.

So wird höchste Bildqualität auch bei schlechten Originalvorlagen sichergestellt. Beim dezentralen Scannen sollte aber auch ein Augenmerk auf die Scansoftware gelegt werden, denn hier können die administrativen Aufgaben schnell zu einem hohen Kostenfaktor werden, darüber hinaus sorgt eine einfache Benutzung für hohe Akzeptanz und geringen Schulungsaufwand.

Eine webbasierte Erfassungslösung zahlt sich aus

Webbasierte Anwendungen sind von Natur aus schnell und kostengünstig bereitzustellen und im Vergleich zur Installation von Software auf Benutzer-PCs einfach zu verwalten. Kodak Info Input Solution ist so eine webbasierte Scanlösung, die einen effizienten Weg für die Digitalisierung von Papierdokumenten bietet. Sie ist sicher, skalierbar, heterogen und benutzerfreundlich und bietet Unternehmen eine praktische Möglichkeit, vorhandene Investitionen zu nutzen.

Zentrale oder dezentrale Erfassung verbinden mit Kodak Info Input Solution

Kodak Info Input Solution bietet sogar eine App für mobile Geräte. Damit lassen sich Dokumente und Belege jederzeit und an jedem Ort schnell mit dem Smartphone oder Tablet digitalisieren. Die gescannten Informationen können nahtlos in den digitalen Workflow eingebunden werden. Die Übertragung der Daten erfolgt über eine sichere Verbindung mit dem Info Input Application Server.

Fünf Gründe, die für Kodak Info Input Solution sprechen:

1. Herausragende Leistung: Die Erfassungslösung wurde entwickelt, um Thick-Client-ähnliche Leistung zu bringen und Scanner zu unterstützen, die 10 – 210 Blatt pro Minute verarbeiten. Dank des asynchronen Stapel-Downloads wird die Produktivität maximiert. Mitarbeiter können mit der Indizierung gescannter Dokumente beginnen, während ein Stapel noch heruntergeladen wird und so Wartezeiten eliminieren.
2. Offene Architektur: Sie ermöglicht eine problemlose Integration in bestehende Systeme sowie eine einfache Migration, ohne das Risiko einer Bereitstellung einzugehen, bei der das System komplett ersetzt werden muss.
3. Reduzierter IT-Aufwand: Durch die webbasierte Architektur können IT-Mitarbeiter Zeit sparen, da sie keine Software auf Desktops bereitstellen, warten und aktualisieren müssen. Alle Verwaltungs- und Wartungsfunktionen werden auf einem zentralen Server ausgeführt und an die Nutzer verteilt.
4. Benutzerfreundlichkeit: Mit der intuitiven Bedienoberfläche werden Einarbeitungskosten minimiert. Die Scanfunktion kann optional innerhalb einer Geschäftsanwendung ausgeführt werdn, sodass Benutzer die Anwendung zum Scannen nie beenden müssen. Die direkte Integration der Erfassung in den Geschäftsprozess reduziert Fehler und macht Informationen leichter verfügbar.
5. Sichere Transaktionen: Kodak Info Input Solution basiert auf Java™, das bekanntermaßen äußerst sicher ist und Webdienste für die gesamte Kommunikation mit standardmäßiger Secure Sockets Layer (SSL)-Verschlüsselung nutzt.