Versorgungsunternehmen lässt Scanprozesse TR-Resiscan zertifizieren

 Umwandlung von Papierdokumenten in digitale Formate beschleunigt Arbeitsabläufe, vereinfacht die Dokumentensuche und minimiert den Platzbedarf für physische Akten – vorausgesetzt, die Originale können nach dem so genannten ersetzenden Scannen vernichtet werden. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) stellt mit der TR-Resiscan eine Richtlinie zur Verfügung, die als Leitfaden für diesen Prozess dient. Zum Nachweis der Konformität mit dieser Richtlinie besteht die Möglichkeit, den Scanprozess zertifizieren zu lassen. Ein großes Versorgungsunternehmen hat diesen Schritt nun erfolgreich umgesetzt und damit seine Digitalisierungsstrategie auf ein neues Niveau gehoben.

 

Scannen nach dem Stand der Technik

Das Initialprojekt umfasste den Aufbau eines zentralen Scanprozesses in der Scanstelle des Versorgungsunternehmens. Ein zentraler Aspekt der TR-Resiscan-Richtlinie ist das „Scannen nach dem neuesten Stand der Technik“. Daher wurden verschiedene Scanner und Erfassungssysteme hinsichtlich ihrer Konformität mit der Richtlinie evaluiert. Der KODAK i4250 Scanner in Kombination mit der KODAK Capture Pro Network Edition Software erwies sich als optimal für die Resiscan-Zertifizierung. Insgesamt wurden zwölf Scan-Arbeitsplätze mit dieser Technologie ausgestattet.

Ausschlaggebend für die Wahl des Scanners waren:

• • Die hervorragende Bildqualität, die eine präzise OCR-Erkennung auch bei komplexen Vorlagen ermöglicht
  • Der innovativer Dokumentenschutz mit Metalldetektoren und akustischer Überwachung, die den Einzug geklammerter Belege sofort unterbricht
  • Ultraschallsensoren zur lückenlosen Erfassung jedes einzelnen Blattes

  • die Ablage sämtlicher Bilddaten auf einem flüchtigen Speicher, der beim Ausschalten des Geräts gelöscht wird.

Die digitalisierten Dokumente werden mit Metadaten und Transfervermerken versehen zentral als PDF/A-Dateien auf einem Server abgelegt. Je nach Schutzklasse auch mit entsprechendem Siegel.

Software als zentrales Element

Die KODAK Capture Pro Network Edition spielt eine Schlüsselrolle im Digitalisierungsprozess. Diese Scansoftware zeichnet sich durch folgende Merkmale aus:

• • Rollenbasierte Rechtevergabe, entscheidend für die Nachvollziehbarkeit.
  • Umfassende Funktionalität: Bietet klassische Erfassungsfunktionen wie Klassifizieren, Extrahieren und Validieren.
  • Benutzerfreundlichkeit: Intuitive Bedienung und die Möglichkeit, wiederkehrende Aufgaben als Scanjobs anzulegen und per Tastendruck zu starten.
  • Automatische Metadatengenerierung: Verknüpft Metadaten mit PDF/A-Dokument und Transvermerk.
  • Qualitätssicherung: Enthält ein Dropdown-Menü zur aktiven Bestätigung der visuellen Kontrolle und der Vollständigkeit der Dokumente.

Um TR-Resiscan-konform zu scannen, ist das Vier-Augen-Prinzip zwingend. Das bedeutet, dass der Mitarbeiter der Scanstelle für die Eingangskontrolle, die Vorbereitung der Dokumente, das Scannen und die erste Sicht- und Vollständigkeitskontrolle verantwortlich ist. Danach erfolgt die Übergabe an die nächste Stufe – hier prüft ein weiterer Mitarbeitender nochmals die Lesbarkeit, Bildqualität, Plausibilität, Vollständigkeit und eventuelle Fehlermeldungen von mindestens 2% des verarbeiteten Stapels. Je nach Schutzklasse können die Papierdokumente anschließend vernichtet werden.

Produktivere Arbeitsabläufe

KODAK Capture Pro ist eine hochentwickelte Erfassungslösung, die Arbeitsabläufe automatisiert und beschleunigt. Für Flexibilität sorgen verschiedene Schnittstellen zu nachgelagerten Systemen, mit denen Dokumente und Daten direkt in Dokumentenmanagement-/E-Akte-Lösungen, digitale Fachverfahren und Cloud-Anwendungen integriert werden können. Die Übermittlung erfolgt verschlüsselt. Darüber hinaus kann Scan-to-E-Mail ohne großen Aufwand realisiert und automatisiert werden.

Die Umsetzung von TR-Resiscan und die anschließende Zertifizierung durch das BSI wurde von Alexander Dörner, Director Public, European IT Consultancy EITCO GmbH, fachlich begleitet. Er ist Experte für rechtssicheres Scannen und die Digitalisierung von papiergebundenen Geschäfts- und Verwaltungsprozessen.

„Wir freuen uns sehr, dass unsere Hard- und Software ein wesentlicher Bestandteil der Zertifizierung war. Auch wenn die Produkte selbst nicht zertifiziert werden, sind wir stolz darauf, dass wir nun den Nachweis haben, dass sie TR-Resiscan ready sind und den strengen Prüfungen standhalten“, so Markus Fleischer, Geschäftsführer der Kodak Alaris Germany GmbH