Autor: Michaela Doll
Key-Account-Manager, Information Management – Document Capture
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Die Themen Nachhaltigkeit und Digitalisierung stehen längst auf der Agenda der Stadtverwaltung. Schorndorfs konkrete Projekte spiegeln das wider: Nun wurde auch der zentrale Posteingang digitalisiert.
Wie viele öffentliche Verwaltungen in Deutschland, steht auch die Stadt Schorndorf vor der Aufgabe sämtliche Prozesse zu digitalisieren
Das Onlinezugangsgesetz sah vor, dass Bund, Länder und Kommunen ihre Verwaltungsleistungen und -portale bis Ende 2022 auch digital anbieten müssen. Aufgrund diverser globaler Herausforderungen zeichnet sich jedoch eine Firstverlängerung bis 2025 ab. Der Digitalisierungsdruck verringert sich dadurch jedoch nicht. Schorndorf weiß aus eigener Erfahrung, dass auch der Effizienzgewinn durch die digitale Arbeitsweise enorm ist. Daher war es der Stadtverwaltung wichtig, Papierdokumente bereits beim Eingang zu digitalisieren.
Papierdokumente sind der Flaschenhals
In Schorndorf gliedert sich die Stadtverwaltung in zwölf Fachbereiche. Eine Lösung für die E-Akte, enaio® von Optimal Systems, ist bereits vorhanden. Allerdings ließ sich das gesamte Potenzial aufgrund des immer noch hybriden Arbeitsmodells nicht vollständig ausschöpfen. Die hybride Arbeitsweise meint in diesem Fall den bisher hohen Anteil an Papierdokumenten bei den Prozessen. Die Digitalisierung des zentralen Posteingangs ermöglicht nun, dass der größte Anteil an papierbasierten Unterlagen gar nicht mehr in Umlauf gerät. Die digitalen Dokumente können daher umgehend bearbeitet werden. Das wirkt sich ebenfalls positiv auf moderne sowie flexible Arbeitsweisen mit Homeoffice-Möglichkeiten aus.
Bei der Anschaffung der entsprechenden Hard- und Software war das perfekte Zusammenspiel mit den vorhandenen Systemen die Maßgabe. Eine einfache Nutzungsweise, die Einhaltung gesetzlicher Auflagen wie TR-Resiscan und DSGVO sowie Nachhaltigkeit waren weitere wichtige Kriterien. Die IBYKUS AG bietet ein Zusatzmodul, welches die Beweiswerterhaltung der digitalen Unterlagen sicherstellt. Hierfür werden je nachdem Transfervermerk oder Signatur/Siegel automatisch für die digitalisierten Dokumente generiert. Darüber hinaus war es für die Stadt von Bedeutung, das finale System eigenständig betreiben zu können.
Die Kodak Alaris Partner Optimal Systems GmbH sicherten sich den Zuschlag dieses Projekts für die Implementierung der Software im Zusammenspiel mit der IBYKUS AG, die die Verantwortung für Scanner und Erfassungslösung übernahmen.
Moderne Erfassungsprozesse fördern effizientes Arbeiten
Die Kombination aus der Erfassungslösung Kodak Capture Pro und dem E-Akten-System enaio® von Optimal Systems überzeugt.
Kodak Capture Pro ist eine hochentwickelte Erfassungslösung, die Prozesse zuverlässig automatisiert. Manuelle Abläufe werden dadurch erheblich reduziert. Hierfür lassen sich Scanjobs vordefinieren, sodass sich wiederkehrende Routineaufgaben, auch mit mehrstufigen Anforderungen wie Dateiformat, Auflösung und Zielordner, ganz simpel per Klick erledigen lassen. Zusätzlich ermöglicht sie eine Klassifizierung, Extrahierung und Validierung der digitalisierten Formulare und Daten. Mithilfe der Schnittstelle zu enaio® lassen sich Dateien nahtlos in die Zielordner einfügen. Bei der Verarbeitung der Eingangspost im Stapel werden die Dokumente durch Trennblätter mit Barcodes den jeweiligen Fachbereichen zugeordnet.
Die digitalisierten Unterlagen werden direkt in den jeweiligen Posteingangsordnern in enaio® abgelegt. Von dort aus werden sie von einem Mitarbeiter an die zuständigen Sachbearbeiter verteilt oder archiviert.
enaio® von Optimal Systems zeichnet sich als bewährte Software für E-Akten aus. Daher nutzen es bereits zahlreiche öffentliche Verwaltungen. Denn das System bietet weitreichende Funktionen, die optimal auf die Anforderungen von Behörden ausgerichtet sind. Demnach ermöglicht die elektronische Ablage eine Unterteilung in Schränke und Ordner, die individuell angepasst werden können.
Das Programm orientiert sich auch bei der Arbeit mit Fallakten an der analogen Welt. Denn um Ordnung zu schaffen und eine schnelle Auffindbarkeit zu gewährleisten, kann mithilfe von enaio® nach Registern gearbeitet werden. Des Weiteren gibt es nützliche Funktionen, wie das Abonnieren einer Akte. So können Sachbearbeiter, sobald neue Unterlagen eingetroffen sind, eine Push-Benachrichtigung erhalten. Um den Datenschutz sicherzustellen, lassen sich Zugriffsberechtigungen sehr präzise einstellen. Da jeder Fachbereich der Stadtverwaltung individuelle Freigaben für seine Mitarbeitenden benötigt, ist diese Möglichkeit von essenzieller Bedeutung.
Mit gutem Beispiel voran
Auf Nachhaltigkeit und Green IT legt die Stadt Schorndorf großen Wert. Daher werden diese Gesichtspunkte bei allen Investitionen überprüft. Die Wahl beim Scanner fiel auf den Kodak i5650S. Einen Grund dafür stellt die Robustheit und Langlebigkeit der Kodak Scanner dar. Zudem überzeugte dieses Modell, durch seine Skalierbarkeit und den integrierten Sorter. Dieser hilft Papier und Arbeitszeit zu sparen, da beispielsweise die genutzten Trennblätter automatisch über den Sorter ausgegeben werden. Somit können diese ganz einfach wiederverwendet werden, was auch die Umwelt schont.
Insbesondere Behörden müssen darauf achten, dass wirklich jedes einzelne Blatt erfasst wird und kein Dokument zu Schaden kommt. Der intelligente Dokumentenschutz mit Ultraschalltechnologie, der Kodak Scanner auszeichnet, wird diesen Erwartungen gerecht. Dieser erkennt Fehleinzüge und stoppt den Einzug sofort, bevor Papierstaus bzw. Schäden entstehen können. Die Bildverarbeitungstechnologie Kodak Perfect Page gewährleistet höchste Bildqualität, auch bei schwierigen Originalvorlagen. Mit mehr als 30 Funktionen zur Bildverbesserung, inklusive Schräglagenkorrektur, stellt sie stets perfekte Lesbarkeit sicher und garantiert eine hohe OCR-Leserate. Geliefert und installiert wurde der Scanner von der IBYKUS AG, die auch zukünftig den Service und Support für das Gerät übernimmt.
Produktiv und intuitiv
Dank des digitalen Posteingangs lässt sich nun das volle Potenzial von enaio® ausschöpfen. Vorher zeitlich anspruchsvolle, manuelle Tätigkeiten, konnten durch effiziente digitale Abläufe ersetzt werden. Damit die Erfassung so intuitiv wie möglich erfolgt, wurden in Kodak Capture Pro insgesamt 20 Scanjobs vordefiniert. Die Ausführung benötigt lediglich einen Klick. Zusätzlich werden nun alle Dokumente automatisch beim Scannen mit einem Posteingangsstempel versehen. Daraufhin werden sie in den „Posteingangsschrank“ von enaio® weitergeleitet.
„Durch die Digitalisierung unseres zentralen Posteingangs konnten wir unsere Prozesse wesentlich produktiver gestalten. Dabei entlastet die Erfassungslösung Kodak Capture Pro unsere Mitarbeiter, da Dinge wie die Posteingangsstempelung nun automatisiert erledigt werden und dank der intuitiven Nutzeroberfläche gelangen digitalisierte Dokumente sowie Daten schnell in die Posteingangsschränke von enaio®. Wir sind sehr zufrieden mit dieser Lösung, auch deshalb, weil wir vorher die Möglichkeit hatten, das System ausgiebig zu testen. Nun sind wir gespannt auf das angekündigte TR-Resiscan-Modul und die damit verbundene Möglichkeit auch sensible Dokumente beweiserhaltend ersetzend scannen zu können“, so Jessica Löscher, Projekt- und Prozessmanagerin in der Stabstelle Digitalisierung der Stadt Schorndorf.
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