Effizienz, Geschwindigkeit und Kundenzufriedenheit dank Digitalisierung
Die fortschreitende Digitalisierung eröffnet öffentlichen Verwaltungen neue Möglichkeiten, Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten und den Kunden einen besseren Service zu bieten. Ein beeindruckendes Beispiel für die erfolgreiche Umsetzung dieser Ziele sind mittlerweile rund 80 Jobcenter, die eine innovative Scanlösung der ALOS GmbH nutzen. Basierend auf Scannern von Kodak Alaris konnten sie die Bearbeitungszeiten drastisch verkürzen und die Kundenzufriedenheit deutlich steigern.
Empfänger von Arbeitslosen- und Bürgergeld können häufig Zusatzleistungen beantragen, die auf Basis eingereichter Belege erstattet werden. Früher bedeutete dies einen langwierigen Prozess: Papierbelege wurden im Jobcenter eingereicht, anschließend an externe Scandienstleister gesandt und nach etwa fünf Werktagen zur weiteren Bearbeitung zurückgeschickt. Für viele Kunden war die verzögerte Auszahlung der Leistungen ein großes Problem.
Um diesen Prozess grundlegend zu optimieren, wandte sich ein Jobcenter an die ALOS GmbH, einen Spezialisten für Dokumentenmanagement. Mit ihren Experten für Scan-Workflows wurde die zukunftsweisende Lösung „Complete“ entwickelt, die heute als Benchmark für weitere Jobcenter, aber auch für andere Institutionen und Anwendungsbereiche gilt.
Intuitive Scanlösung im Foyer
Im Eingangsbereich des Jobcenters wurden benutzerfreundliche Netzwerkscanner von Kodak Alaris installiert. Die intuitive Bedienung ermöglicht es auch technisch nicht versierten Personen, ihre Belege selbstständig zu scannen. Je nach Jobcenter identifizieren sich die Nutzer durch Eingabe ihrer Kundennummer, ihrer Chipkarte über einen Kartenleser oder durch das Einscannen eines Barcodes.
Nach dem Scanvorgang werden die Belege automatisch verschlüsselt an ein dediziertes E-Mail-Postfach übermittelt, wo sie sofort zur Bearbeitung zur Verfügung stehen. Wichtiger Aspekt: Datenschutz und Sicherheit wurden bei der Implementierung priorisiert. Es werden keine Daten auf dem Scanner gespeichert, und alle Informationen werden nach Abschluss des Vorgangs umgehend gelöscht.
Mehr Effizienz und höhere Kundenfreundlichkeit
Die Ergebnisse sprechen für sich: Je nach Jobcenter werden täglich hunderte von Scanvorgängen durchgeführt und die Bearbeitungszeit für eingereichte Anträge hat sich deutlich verkürzt.
Ingo Zielonkowsky, Vorstand der Geschäftsführung des Jobcenters Düsseldorf, zeigt sich begeistert: „Mit dieser Lösung sparen wir nicht nur Zeit und Kosten, sondern schaffen auch zufriedene Kunden. Die hohe Akzeptanz und die nahezu fehlerfreie Funktionalität des Systems bestätigen, dass wir den richtigen Weg eingeschlagen haben. Die Investition hat sich bereits nach wenigen Monaten amortisiert.“ Das Jobcenter Düsseldorf stellt in einem kurzen Video sehr anschaulich ihren digitalen Service-Bereich vor:
Zukunftsweisende Technologie
Der eingesetzte Scanner, die KODAK Scan Station 730EX Plus, erfüllt alle Anforderungen für den Einsatz in öffentlichen Bereichen. Er benötigt keinen zusätzlichen PC, da die benutzerdefinierte Anwendung direkt auf dem Gerät läuft. Dank der fortschrittlichen Bildverarbeitungstechnologie „Perfect Page“ liefert der Scanner selbst bei schwierigen Vorlagen wie blassen oder zerknitterten Belegen stets hochwertige Ergebnisse. Das großzügige 9,7-Zoll-Touchdisplay sorgt zudem für eine benutzerfreundliche Bedienung.
Als Softwarebasis dient die Erfassungslösung „Complete“, ein modulares Baukastensystem, das von der ALOS GmbH angeboten wird. Dabei wurden auch die Bedürfnisse ausländischer Kunden berücksichtigt, so dass die Lösung in den Sprachen Deutsch, Englisch, Türkisch, Ukrainisch und Arabisch verfügbar ist. Sie kann individuell an die Anforderungen der Jobcenter angepasst werden und bietet ein Höchstmaß an Flexibilität.
Ein Vorbild für andere Jobcenter
Die Lösung, die ALOS GmbH gemeinsam mit dem Jobcenter entwickelt hat, ist mittlerweile bundesweit bei rund 80 Geschäftsstellen im Einsatz. Thomas Schneider, Key Account Manager bei der ALOS GmbH, erklärt: „Die Zahl der Folgeaufträge anderer Jobcentern bestätigt uns in unserer Arbeit. Die Kombination aus moderner Technologie, einfacher Bedienbarkeit, optimierten Prozessen und Datensicherheit hat einen echten Mehrwert geschaffen.“
Diese Erfolgsgeschichte zeigt eindrucksvoll, wie Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung nicht nur interne Prozesse effizienter gestaltet, sondern auch den Service für ihre Kunden auf ein neues Niveau hebt. Die Einführung solcher Lösungen ist ein entscheidender Schritt in Richtung eines modernen, digitalen Serviceangebots.
