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Die E-Akte erobert das Landratsamt

Das Landratsamt zählt aufgrund seiner Größe und Vielzahl an Bereichen zu den Mammutprojekten der Digitalisierung.

Viele haben bereits einen Grundstein mit einem Dokumentenmanagementsystem gelegt, manche haben darüber hinaus die elektronische Aktenführung zumindest in bestimmten Segmenten des Landratsamtes eingeführt und bieten bereits Online-Verwaltungsleistungen an. Doch in den meisten Fällen ist noch eine hybride Aktenführung an der Tagesordnung, das heißt Papier- und E-Akten in Koexistenz. Ziel muss es sein, dass Papierdokumente gar nicht mehr in den Umlauf gelangen, sondern am Eingangspunkt digitalisiert werden.

Bei der Einführung einer Digitalisierungslösung ist es sinnvoll, zunächst mit einer Organisationseinheit im Rahmen eines Pilotprojektes zu starten, beispielsweise in den Abteilungen IT und Organisation.

Zweigleisige Vorgehensweise

Nach der Testphase sollten zunächst große, papierlastige Bereiche in Angriff genommen werden, wie zum Beispiel die Ausländerbehörde. Gerade hier ist ein Austausch von digitalen Dokumenten von immensem Vorteil, es spart Zeit, Kosten und steigert die Sicherheit. Für die Digitalisierung der Bestandsakten ist es sinnvoll einen externen Scandienstleister zu beauftragen. Ein Scandienstleister kommt immer dann zum Einsatz, wenn eine hohe Anzahl an Bestandsakten zu digitalisieren ist. Das ist die initiale Aufgabenstellung für jeden Bereich des Landratsamts, der nach und nach auf die E-Akte umgestellt wird. Bei der Wahl eines Scandienstleisters sollte darauf geachtet werden, welche Services er anbietet. So zum Beispiel muss eine für das Tagesgeschäft benötigte Akte einfach angefordert werden können und innerhalb weniger Stunden digital zu Verfügung stehen. Alle neuen eingehenden Papierdokumente werden dann bereits im Haus erfasst.

Hohe Scanqualität und verbessertes Papierhandling

Für den täglichen Posteingang benötigt die eigene Poststelle einen zuverlässigen Scanner, der ein hohes Scanvolumen bewältigen kann. Eine Lösung hierfür wäre beispielsweise der Produktionsscanner Kodak i4250 und die Scanlösung Alaris Capture Pro. Kodak Alaris bietet in allen Scannern die Bildverarbeitungstechnologie Perfect Page, die stets für hochqualitative Bilder sorgt, selbst bei problematischen Originalvorlagen. Das kann gerade in Behörden sehr entscheidend sein. So spielt zum Beispiel die Erkennbarkeit von gescannten Passfotos bei der Identifikation von Personen eine große Rolle. Ein weiteres geschätztes Merkmal ist, dass verschiedene Papierformate und –stärken im Stapel verarbeitet werden können. Auch dünne Durchschlagsblätter, zumeist noch farbig, bewältigt der Kodak Scanner souverän. Intelligente Funktionen sorgen hier für ein verbessertes Papierhandling und erleichtern so den Scanprozess für den Anwender.

In den meisten Landratsämtern werden monatlich ca. eine Tonne Papierdokumente digitalisiert. Für eine durchgängige Nachvollziehbarkeit sollte jedes Dokument automatisch mit einem Stempel mit Tag und Uhrzeit der Verarbeitung sowie einer fortlaufenden Nummer versehen werden, was auch auf dem PDF sichtbar ist. Dies ermöglicht die Identifikation des Originals bei Fehlleitung. Die Einhaltung von DSGVO-Vorschriften und Richtlinien wie TR-Resiscan für das ersetzende Scannen sind gerade in Behörden von größter Bedeutung. Einen Beitrag dazu leistet die Scanlösung Alaris Capture Pro, mit der zu jeder Zeit nachvollzogen werden kann, wer welches Dokument gescannt hat. In diesem Zusammenhang hat auch die Schutzbedarfsanalyse einen hohen Stellenwert. Nicht alle Dokumente dürfen nach der Erfassung vernichtet werden, wie zum Beispiel Urkunden.

Die Scanlösung Capture Pro bietet jedoch noch weit mehr an Funktionen. So können zum Beispiel Informationen extrahiert und nahtlos in alle gängigen Datenbanksystem integriert werden. Oder die intelligente Ausnahmeverarbeitung, die eine unmittelbare Validierung von Formularen sicherstellt, sodass fehlende Informationen zum Zeitpunkt der Transaktion identifiziert und behoben werden können.

Kosteneinsparung

Der größte Kostenfaktor beim Scannen ist die manuelle Vor- und Nachbereitung der Dokumente. In den meisten Landratsämtern werden Trennblätter mit Barcodes für die automatisierte Erfassung benutzt, die jedoch auch Kosten verursachen. Werden sie nach dem Scanvorgang aussortiert und wiederverwendet, entsteht dadurch ein manueller Aufwand, lässt man sie im Stapel, verschwendet man Papier. Wird ein Scanner mit integrierter Sorter-Funktionalität eingesetzt, können die Trennblätter automatisch in ein separates Ausgabefach aussortiert und wieder genutzt werden. Eine solche Funktion bietet zum Beispiel der Kodak i5650S. Durch die hohe Verarbeitungsgeschwindigkeit des Scanners und das automatisierte Aussortierten der Trennblätter, amortisiert sich die anfangs höhere Investition in kürzester Zeit.

Scannen im direkten Kundenkontakt

In vielen Bereichen des Landratsamts kommen Papierdokumente im direkten Kundenkontakt ins Haus. So ist es sinnvoll, diese gleich am Eingangspunkt zu digitalisieren. Kodak Alaris bietet hierfür eine ganze Reihe an kompakten Scannern für diesen Einsatzzweck. So zum Beispiel die Scanner der Alaris S2000 Serie. Wohl einzigartig in dieser Klasse ist die aktive Einzugstechnologie. Bekannt als „Rüttler“ von großen Produktionsscannern, wird die Einzugskante des Papiers automatisch so ausgerichtet, dass Fehl- und Mehrfacheinzüge vermieden werden. Dabei können verschiedene Papierformate und – stärken im Stapel erfasst werden, auch Plastikkarten oder dünne Kassenbelege. Die kontrollierte Ausgabestapelung sorgt für eine ordentliche Anordnung der Papierdokumente im Ausgabefach. Das Sortieren von durcheinander geratenen Dokumentenstapeln gehört so der Vergangenheit an. Optional wird auch ein Flachbett speziell für Reisepässe angeboten.

Mitarbeiterzufriedenheit

Jedes Digitalisierungsprojekt erfordert die Akzeptanz der Mitarbeiter. Diese schafft man durch frühzeitige Information, umfassende Schulungen und Benutzerfreundlichkeit der Systeme. Diese Kriterien sollten sich die Verantwortlichen eines jeden Landratsamtes bewusst werden und den Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellen. Je mehr Zeit man hier investiert, umso höher ist schließlich auch die Akzeptanz und Produktivität. Individuelle Schulungen, je nach Wissensstand und Bereich, bilden die Grundlage für einen sicheren Umgang der Mitarbeiter mit der Technik. Die Mitarbeiter der Poststelle sollten zudem zusätzliche Schulungen zur Nutzung und Pflege der Scanner sowie zur Scanlösung erhalten. Dank einer intuitiven Bedienung kann der Aufwand hierbei auf ein Minimum reduziert werden.

Vorteile der Digitalisierung

Ein ganz wichtiges und zeitsparendes Kriterium ist die einfache Auffindbarkeit von Fallakten oder Dokumenten. Wurde früher ein Dokument in einer falschen Akte abgelegt, war es meist für immer verschwunden. Dank der Volltext durchsuchbaren PDF/A-Dateien wird die Suche zu einem Kinderspiel. Ein weiterer Vorteil ist, dass mehrere Mitarbeiter an einer digitalen Akte gleichzeitig arbeiten können und der bisher physische Austausch von Dokumenten eliminiert werden kann. Und last but not least können neue digitale Workflows aufgesetzt werden, die Entscheidungsprozesse erheblich beschleunigen.

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