Autor: Axel Schlender
Solution Consultancy Manager
Handschriftlich ausgefüllte Dokumente klingen antiquiert, doch gehören in vielen Branchen noch zum Arbeitsalltag. Um diese in Einklang mit der Digitalisierung zu bringen ist eine intelligente Lösung notwendig, die diese automatisiert in digitale Daten umwandelt, ohne dabei gegen strenge Datenschutzrichtlinien zu verstoßen.
Hier kommt Kodak Alaris ins Spiel. Das Zusammenspiel aus Kodak Info Input Solution und Microsoft Azure Computer Vision AI bietet eine automatisierte On-Premises Lösung, mit der Handschriften im Rahmen der DSGVO zuverlässig erkannt und in digitale Daten umgewandelt werden.
Im Gesundheitswesen, in der öffentlichen Verwaltung, aber auch in Steuerkanzleien, Versicherungen und Banken sowie in der Logistik kommen sie noch täglich zum Einsatz: Handschriftlich ausgefüllte Dokumente. Die Digitalisierung dieser Daten hat bislang einen enormen manuellen und zeitlichen Aufwand mit sich gebracht, doch damit ist jetzt Schluss!
Kodak Alaris bietet mit seiner Erfassungslösung Kodak Info Input Solution in Kombination mit Microsoft Azure Computer Vision AI eine automatisierte Lösung für die Digitalisierung von handschriftlichen Dokumenten, die die Produktivität und Effizienz erheblich steigert. Dabei wird sie zu 100 % On-Premises bereitgestellt.
Automatisierte Handschriftenerkennung
Kodak Info Input Solution ist eine Scanlösung für die dezentrale Erfassung. Sie bietet die Klassifizierung, Extrahierung und Validierung der digitalisierten Formulare sowie Daten, um sie anschließend direkt in Folgesysteme zu integrieren. Die browserbasierte Lösung, lässt sich schnell sowie kostengünstig bereitstellen und die einfache Bedienung über die intuitive Benutzeroberfläche minimiert Einarbeitungskosten. Darüber hinaus bietet die Erfassungslösung eine offene Architektur, dank der sie mit weiteren Funktionen erweiterbar ist. So konnte auch die Handschriftenerkennung Microsoft Azure Computer Vision AI integriert werden. Erstaunlich dabei ist, dass diese nicht nur handschriftliche Blockschrift, sondern auch Schreibschrift erkennt und in digitale Daten umwandelt.
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Datenschutz sticht Handschriftenerkennung häufig aus
In einigen Branchen gelten strenge Datenschutzrichtlinien, die die herkömmliche Nutzung von Microsoft Azure Computer Vision AI unmöglich machen. Grund hierfür ist die Funktionsweise der künstlichen Intelligenz, denn diese arbeitet normalerweise in der Cloud. Für den Nutzer unmerklich, werden die Daten dort ausgelesen und im Anschluss wieder zurückgegeben. Kodak Alaris hat es gemeinsam mit seinen Partnern geschafft, dieses Problem zu lösen. So wird Microsoft Azure Computer Vision AI auf einem lokalen Server installiert, um selbst den strengsten Datenschutzvorgaben gerecht zu werden.
Enorme Produktivitätssteigerung
Das Ergebnis des Zusammenspiels von Kodak Info Input Solution und der Handschriftenerkennung ist erstaunlich. Bearbeitungszeiten werden wesentlich verkürzt, da die händisch ausgefüllten Dokumente automatisiert umgewandelt und klassifiziert sowie anschließend in die entsprechenden Folgesysteme weitergeleitet werden. Sollte dabei einmal die Handschrift nicht eindeutig erkennbar sein, so wird dieses Dokument zur manuellen Nachbearbeitung aussortiert. Doch diese Fehler sinken exponentiell zur Laufzeit der Lösung, denn sie lernt mit jedem ausgelesenen Formular dazu und erhöht so konsequent ihre Erkennungsrate.
Durch diese Produktivitätssteigerung werden viel Zeit und Kosten gespart, aber auch freie Kapazitäten geschafft. Dass dies in speziellen Fällen systemkritisch sein kann, zeigt das Beispiel der Coronapandemie. COVID-Nachweise wurden beinahe ausschließlich handschriftlich erfasst und im Anschluss manuell in ein Computersystem übertragen. So konnten täglich lediglich einige hundert Datenaufnahmen erledigt werden. Mit einer intelligenten Lösung mit Handschriftenerkennung hätte man die Tageskapazitäten verzehnfachen können, was zu aktuelleren und präziseren Inzidenzen und somit zu einem effektiveren Pandemie-Management geführt hätte.
Günstiger als man denkt
Nun könnte man vermuten, dass eine so fortschrittliche Lösung mit immensen Kosten verbunden ist. Doch weit gefehlt, denn das Zusammenspiel aus Kodak Info Input Solutions und Microsoft Azure Computer Vision AI lässt sich mit einem niedrigen Investitionsaufwand integrieren sowie mit geringen laufenden Kosten betreiben. Das sorgt für einen schnellen Return on Investment.
Behörde für Verbraucherschutz tritt den Beweis an
Dass dieses Zusammenspiel funktioniert, beweist eine deutsche Behörde für Verbraucherschutz. Dort wurde die Lösung implementiert und übertraf alle Erwartungen. Die Verarbeitung der handschriftlichen Formulare hat früher sehr viel Zeit und Arbeitskraft in Anspruch genommen. Dank der Handschriftenerkennung von Microsoft in Kombination mit der Kodak Info Input Solution ist dieser Prozess nun weitestgehend automatisiert und das mit einer unglaublichen Präzision. Denn bei vielen Formularen liegt die Erkennungsrate bei sagenhaften 98 %.
Ohne hohe Bildqualität geht nichts
Selbst das intelligenteste System braucht Daten, mit denen es arbeiten kann. Dafür ist eine hervorragende Bildqualität unerlässlich. Kodak Scanner werden daher mit der Bildverarbeitungstechnologie Perfect Page ausgeliefert, die stets für beste Lesbarkeit sorgt. Dafür verfügt die Software über 30 modernste, automatisierte Funktionen, die beispielsweise die Bildhelligkeit anpasst, Hintergrundfarben glättet, das Formular in schwarz-weiß für eine noch bessere OCR (Optical Character Recognition) umwandelt und vieles mehr.
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