Viele Verwaltungen haben den digitalen Posteingang bereits eingeführt oder stehen kurz davor. Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht mehr, ob digitalisiert wird, sondern mit welcher KI-fähigen Softwareplattform dies geschieht. Systeme, die heute eingeführt werden, müssen morgen KI-gestützte Prozesse ermöglichen und steigende Automatisierungsgrade unterstützen.
Die Kodak Info Input Solution 7.5 wurde genau mit diesem Fokus entwickelt: als offene Plattform, die klassische Dokumentenerfassung mit modernen KI-Modellen verbindet – ohne die Anforderungen von Datenschutz, Nachvollziehbarkeit und Effizienz aus dem Blick zu verlieren.
Von der klassischen Digitalisierung des zentralen Posteingangs zur KI-fähigen Plattform
Die Grundlage jeder erfolgreichen Verwaltungsdigitalisierung bleibt unverändert: leistungsfähige und robuste Scanner mit exzellenter Bildqualität sowie eine professionelle Erfassungslösung. Sie sorgt dafür, dass Dokumente sicher digitalisiert, klassifiziert und an die richtigen Zielsysteme übergeben werden – in die E-Akte, an Fachverfahren, DMS/ECM oder auch an definierte E-Mail-Postfächer. Moderne Erfassungslösungen nutzen dafür bereits Machine Learning, um Dokumententypen zu erkennen und Daten strukturiert bereitzustellen.
Doch der nächste Effizienzsprung entsteht erst dann, wenn dieser digitale Posteingang KI-fähig wird. Wenn Dokumente nicht nur erkannt, sondern auch inhaltlich verstanden werden. Wenn Zusammenfassungen, fachliche Vorprüfungen und automatisierte Entscheidungen möglich sind. Genau hier setzt Info Input Solution 7.5 an: Sie verbindet bewährte, hochstabile Erfassung mit den Möglichkeiten moderner KI – und macht die heutige Digitalisierung des Posteingangs zur Automatisierungsplattform von morgen.
Die Realität im behördlichen Posteingang
Öffentliche Verwaltungen kämpfen mit einer Vielfalt an Dokumenten: Anträge, Bescheide, Bürgeranschreiben, Formulare, Rechnungen, handschriftliche Notizen und E-Mails mit Anhängen. Meist existieren mehrere Hundert unterschiedliche Dokumententypen – häufig unstrukturiert und in unterschiedlichster Qualität.
Klassische Erkennungsverfahren stoßen hier schnell an Grenzen. Regelbasierte Systeme erfordern aufwendiges maschinelles Lernen mit Formularen und Dokumenten hinzu kommt die kontinuierliche Pflege. Machine Learning kann jedoch immer nur die Gestaltung und die Grafiken eines Formulars identifizieren, nicht aber den Inhalt. Schon kleine Änderungen im Layout oder in der Sprache führen zu Fehlern, die sich direkt auf die Bearbeitungszeiten und die Bürgerzufriedenheit auswirken.
Genau an diesem Punkt setzt Info Input Solution 7.5 an. Die Lösung verbindet bewährte Capture-Technologie mit modernen Large Language Models (LLM) beispielsweise ChatGPT oder Google Gemini. Dadurch wird eine völlig neue Art der Dokumentenverarbeitung möglich.
Klassifikation per Prompt
Ein zentraler Durchbruch ist die Dokumentenklassifikation über einfache Prompts. Anstelle zeitintensiver Trainings genügt nun eine sprachliche Beschreibung.
Formulare werden einfach benannt und den entsprechenden Fachabteilungen zugeordnet. Darüber hinaus können weitere Details abgefragt werden – wie „extrahiere den Absender, das Datum und den Betreff“ oder „prüfe, ob Fristen gesetzt sind“.
Für Behörden mit heterogenem Posteingang und hunderten Formularen ist das ein Gamechanger: Schnellere Verarbeitung, weniger Fehler, verlässliche Übergabe an Abteilungen, E-Akte-, DMS und Fachverfahren.
KI wird in Zukunft Teil der fachlichen Arbeit – nicht Ersatz
Die KI versteht auch unstrukturierte Bürgeranschreiben oder handschriftliche Ergänzungen. Fachabteilungen können Automatisierungen selbst anpassen – ohne Programmierung und ohne externe Projektunterstützung. Mehrseitige Schriftsätze, E-Mail-Verläufe oder Aktenauszüge werden automatisch verdichtet. Mitarbeitende sehen in Sekunden:
- Worum geht es?
- Welche nächsten Schritte sind erforderlich?
- Gibt es Fristen oder Risiken?
Die Lösung kann Dokumente nicht nur auslesen, sondern auch fachlich bewerten, Zusammenhänge erkennen und Hinweise für die weitere Bearbeitung geben. Mitarbeitende erhalten damit eine fundierte Vorstrukturierung, auf deren Basis sie schneller entscheiden können.
Datenschutz: Entscheidender Faktor für die öffentliche Hand
Der Einsatz von KI in Behörden steht und fällt mit der DSGVO. Viele internationale Cloud-Dienste sind für personenbezogene Daten nicht zulässig. Kodak Alaris verfolgt deshalb einen offenen und hybriden Ansatz:
- Nutzung verschiedener KI-Dienste je nach Schutzbedarf
- Betrieb von Modellen in privaten Clouds oder On-Premises
- Kombination lokaler OCR/Handschrifterkennung mit LLM-Analyse
- Möglichkeit, nur anonymisierte Inhalte extern zu verarbeiten
Behörden behalten damit die volle Kontrolle über Datenflüsse und können individuelle Compliance-Vorgaben abbilden.
TR-Resiscan: Revisionssicherheit von Anfang an mitdenken
Für Behörden ist die bloße Digitalisierung von Eingangsdokumenten nicht ausreichend – entscheidend ist die rechtssichere Ersetzung des Papieroriginals. Info Input Solution 7.5 unterstützt deshalb Prozesse, die sich konsequent an der TR-Resiscan des BSI orientieren. Von der qualitätsgesicherten Erfassung über nachvollziehbare Prüf- und Freigabeschritte bis hin zur revisionssicheren Übergabe an die E-Akte und Langzeitarchive lassen sich alle Anforderungen in durchgängigen Workflows abbilden.
Die Kombination aus zertifizierbaren Scanprozessen, integrierter IRIS OCR zur Erzeugung valider PDF/A-Dokumente und KI-basierter Indexierung gewährleistet eine belastbare Beweiswerterhaltung. Gleichzeitig ermöglicht der grafische Workflow Editor die Umsetzung behördenspezifische Organisationsanweisungen – etwa das Vier-Augen-Prinzip, Stichproben oder qualifizierte Signaturen/Siegel – ohne Programmierungskenntnisse umzusetzen.
Damit wird Info Input Solution 7.5 zu einer Plattform, die Digitalisierung, TR-Resiscan-Konformität und KI-Nutzung in einem konsistenten Betriebsmodell vereint – eine Voraussetzung dafür, Papierprozesse sicher ablösen zu können.
Offenheit statt Abhängigkeit
Behörden benötigen Wahlfreiheit. Info Input Solution 7.5 unterstützt daher unterschiedliche KI-Dienste wie ChatGPT, Google Gemini, AWS Bedrock oder spezialisierte Engines, darunter Google Doc AI, Hyperscience, Amazon Textract, Abbyy und Microsoft Document Intelligence (auch On-Premises möglich).
Diese Offenheit ermöglicht es,
- Dienste nach Datenschutzanforderungen zu kombinieren,
- lokale oder private Cloud-Modelle einzusetzen
- und neue Technologien einzubinden, sobald sie verfügbar sind.
Die Plattform folgt damit einem zukunftssicheren Prinzip: Verwaltungsprozesse geben den Rahmen vor, Technologien sind modular austauschbar. So können Behörden heute digitalisieren und morgen neue KI-Verfahren nutzen, ohne ihre Architektur erneut umbauen zu müssen.
IRIS OCR: Durchsuchbare PDF/A ohne Zusatzkosten
Neu in Info Input Solution 7.5 ist die kostenfreie IRIS OCR Engine. Sie erzeugt hochwertige, durchsuchbare PDF/A-Dokumente und kombiniert Volltexterkennung mit KI-basierten Indexwerten.
Die Vorteile:
- revisionssichere Archivierung
- zuverlässige Recherche über Inhalt und Metadaten
- einheitliche Qualität unabhängig vom Eingangskanal.
Das sichert die langfristige Auffindbarkeit in Archiven und Fachverfahren – ohne zusätzliche Lizenzierung.
Prozesse gestalten statt programmieren – auch mit KI
Der neue grafische Workflow Editor macht die Plattform auch organisatorisch zukunftsfähig. Prozesse lassen sich per Drag-and-Drop modellieren, anpassen und überwachen. Fachliche Änderungen müssen nicht mehr in einem Entwicklungsprojekt umgesetzt werden, sondern können direkt erfolgen.
Investitionssicherheit statt Insellösung
Wer heute in den digitalen Posteingang investiert, trifft eine Entscheidung für viele Jahre. Info Input Solution 7.5 versteht sich nicht als punktuelle KI-Funktion, sondern als strategisches Fundament:
- offen für kommende KI-Generationen,
- integrierbar in bestehende E-Akte- und DMS-Landschaften,
- kompatibel mit unterschiedlichen Betriebsmodellen
- und ausgelegt auf die spezifischen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung.
„Unsere Mission ist es, Dokumentenintelligenz offen, anwendungsnah und langfristig zukunftsfähig zu gestalten. Behörden sollen Automatisierung schneller umsetzen und ihre Prozesse kontinuierlich mit dem Fortschritt der KI weiterentwickeln können.“
Fundament für KI in der öffentlichen Verwaltung
Digitalisierung ist kein Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Mit der Kodak Info Input Solution 7.5 erhalten Behörden eine offene, herstellerunabhängige und KI-fähige Basis für diesen Weg.
„Wir reduzieren Komplexität und ermöglichen es unseren Kunden, Automatisierung schneller umzusetzen und ihre Prozesse kontinuierlich mit dem Fortschritt der KI weiterzuentwickeln.“
Wer heute investiert, entscheidet sich für einen Gamechanger im Input- und Dokumentenmanagement – und damit für eine zukunftssichere Plattform der intelligenten Verwaltung.
