Die Digitalisierung des Posteingangs stellt einen zentralen Bestandteil kommunaler Digitalisierungsstrategien dar. Doch die Realität ist ernüchternd: Über 80 % der deutschen Städte und Landratsämter verfügen noch über keine ganzheitliche Lösung für die digitale PosteingangsDverarbeitung. Stattdessen dominieren Insellösungen, einzelne Pilotprojekte und halbfertige Prozesse. Anhand eines Praxisbeispiels eines süddeutschen Landratsamtes mit über 230.000 Einwohnern zeigen wir, wie der Übergang von analogen Prozessen zu einem TR-RESISCAN-konformen digitalen Workflow erfolgreich gelingen kann. Diese Case Study ist für mittlere bis sehr große Kommunen, Städte, Landratsämter und andere Behörden ein hervorragendes Beispiel, wie eine komplette digitale Posteingangsbearbeitung zügig, effizient und mit überschaubaren Kosten umgesetzt werden kann.
Warum der Posteingang so entscheidend ist
Täglich erreichen die Kommunen hunderte bis tausende Briefe – vom Bauantrag über Sozialleistungen bis hin zu Einbürgerungsverfahren. Hinzu kommen E-Mails, digitale Anträge, Faxe und Dokumente aus Fachverfahren.
Wenn diese Eingangsdokumente nicht von Beginn an einheitlich digitalisiert und medienbruchfrei weiterverarbeitet werden, setzt sich die Papierlast durch den gesamten Prozess fort: Verzögerungen, unnötige Kosten und aufwendige Archivierung sind die Folge.
Ein konsequent digitalisierter Posteingang dagegen bietet massive Vorteile:
- Effizienz: Dokumente sind sofort verfügbar und lassen sich parallel bearbeiten.
- Rechtskonformität: Durch die Umsetzung der BSI-Richtlinie TR-RESISCAN ist die digitale Ablage revisionssicher.
- Bürgerservice: Bearbeitungszeiten verkürzen sich spürbar, Rückmeldungen erfolgen schneller.
- Kostenersparnis: Aktenarchive, Umläufe und manuelle Prozesse entfallen.
Ein Praxisbeispiel: Landratsamt in Süddeutschland
Im konkreten Fall wird das Digitalisierungsprojekt eines Landratsamtes mit rund 1.000 Mitarbeitenden und über 500 Verwaltungsdienstleistungen vorgestellt. Ausgangslage: rund 1.000 Briefe und 1.500 E-Mails täglich, dazu Aktenbestände in rund 20 Fachämtern.
Die Lösung: eine hybride Architektur, die zentrale und dezentrale Digitalisierung kombiniert – mit Hochleistungsscannern, Arbeitsplatzscannern, Multifunktionsgeräten und der zentralen Erfassungssoftware Kodak Info Input Solution (IIS).
- Zentraler Posteingang mit Hochleistungsscannern, die große Mengen in kurzer Zeit verarbeiten.
- Dezentrale Erfassung über vorhandene Multifunktionsgeräte oder Arbeitsplatzscanner – wichtig für Bürgerbüros, Sozial- und Jugendämter oder die Ausländerbehörde, wo Dokumente direkt im Kontakt mit Bürgern eingescannt werden.
- Softwarelösung Kodak Info Input Solution (IIS) als Herzstück: browserbasiert, zentral administriert und kompatibel mit der bestehenden E-Akte (enaio® von OPTIMAL SYSTEMS).
- TR-RESISCAN-Konformität durch automatisierte Transfervermerke und digitale Siegel, die jedes Digitalisat rechts- und revisionssicher machen.
Der Go-Live erfolgte Ende 2024 – nach etwa anderthalb Jahren Projektlaufzeit. Heute können alle Beschäftigten papierbasierte Dokumente unabhängig vom Standort erfassen, prüfen und medienbruchfrei in die E-Akte überführen.
Stolpersteine und Erfolgsfaktoren
Technologie ist nur ein Teil der Lösung. Der größere Aufwand steckt in Organisation und Prozessen. Rund 70 – 80 % des Projektes entfielen auf Prozessdesign, Change Management und die Erstellung verbindlicher Verfahrensanweisungen.
Zentrale Erfolgsfaktoren waren:
- Proof-of-Concept: Frühzeitige Tests mit realen Dokumenten sicherten die Architektur ab.
- Projektplanung und Ressourcen: Ein kleines, kompetentes Kernteam, das Rückendeckung durch die Amtsleitung hatte.
- Best Practices: Orientierung an erfolgreichen Referenzprojekten statt „Try & Error“.
- Hohe Bildqualität: Da die Originale vernichtet werden, ist die Scanqualität von entscheidender Bedeutung. Hier wurde ein besonderes Augenmerk darauf gelegt.
- Schrittweiser Rollout: Start mit einzelnen Fachbereichen, sukzessive Erweiterung auf die gesamte Verwaltung.
- TR-RESISCAN-Konformität. Automatische Erstellung von durchsuchbaren PDF/A-Dateien, parallel werden strukturierte Metadaten erzeugt. Diese sind grundlegend für die Erzeugung des Transfervermerks, welcher anschließend auf dem Signaturserver (RISE|firmsign) vollautomatisch zusammen mit einem Siegel vergeben wird. Vor der endgültigen Ablage in der E-Akte wird zudem eine stichprobenartige Sichtprüfung durchgeführt. So entsteht ein rechts- und revisionssicherer Workflow.
Was passiert mit den Altakten?
Eine besondere Herausforderung vieler Kommunen sind die Bestände an Papierakten. Auch dafür zeigt die Fallstudie Lösungswege:
- Auslagerung an spezialisierte Dienstleister oder
- Integration der Altaktenverarbeitung in die eigene digitale Poststelle.
Mit den eingesetzten Scannern können auch heterogene Altaktenbestände verarbeitet und TR-RESISCAN-konform in die E-Akte überführt werden. Der Effekt: Lagerflächen werden frei, Informationen stehen digital zur Verfügung und die medienbruchfreie Bearbeitung wird Realität – auch für ältere Vorgänge.
Blick nach vorn: KI und intelligente Dokumentenverarbeitung
Der digitale Posteingang ist nicht das Ende der Reise, sondern das Fundament für die nächsten Schritte. Die eingesetzte Software Kodak Info Input Solution bringt bereits Funktionen für Intelligent Document Processing (IDP), Machine Learning und Künstliche Intelligenz mit:
- Automatische Klassifikation von Dokumententypen,
- Datenextraktion aus strukturierten und unstrukturierten Inhalten,
- Handschrifterkennung (ICR) für schwer lesbare Dokumente,
- perspektivisch sogar die Integration von Sprachmodellen für semantische Suche und intelligente Vorgangsbearbeitung.
So entwickelt sich die Digitalisierung vom reinen Effizienztreiber zum Innovationstreiber – und eröffnet neue Möglichkeiten für den Service am Bürger.
Die Vorteile von Kodak Scannern im Behördeneinsatz
Bei der Auswahl der Hardware spielte Praxistauglichkeit eine Schlüsselrolle. Denn Behördenpost ist alles andere als standardisiert – von dünnem Durchschlagpapier bis zu Urkunden, Pässen oder großformatigen Bauzeichnungen.
Die eingesetzten Kodak S3100f Hochleistungsscanner und die Scanner der Kodak S2000 Serie für Arbeitsplätze bieten hier entscheidende Vorteile:
- Robustheit und Vielseitigkeit: Verarbeitung unterschiedlichster Belegarten, Formate und Papiersorten – vom Kassenbeleg bis zum A3-Dokument.
- Sicherheit: Intelligente Technologien zum Dokumentenschutz und eine Ultraschall-Doppelblatterkennung verhindern Fehler und schützen wertvolle Originale.
- Exzellente Bildqualität: Die integrierte Perfect Page Technologie sorgt für gestochen scharfe, kontrastreiche Digitalisate. Das ist nicht nur für die optische Zeichenerkennung entscheidend, sondern auch, weil die Originale in der Regel nach 60 Tagen vernichtet werden.
- Effizienz im Dauerbetrieb: Hohe Scangeschwindigkeit bei gleichzeitig geringer Fehlerquote ermöglicht den reibungslosen Betrieb einer digitalen Poststelle.
Damit sind Kodak Scanner für die Anforderungen öffentlicher Verwaltungen prädestiniert – leistungsfähig, zuverlässig und sicher im Dauerbetrieb.
Tipp: Scanner für den Posteingang sollten vor dem Kauf gründlich mit besonders schwierigen Originalbelegen im eigenen Posteingang getestet werden. Sie bilden das tägliche Arbeitswerkzeug für die Beschäftigten in der Eingangsbearbeitung und müssen einen sicheren Dauerbetrieb gewährleisten.
Kodak Info Input Solution (IIS): Die Software als Herzstück
Hardware allein genügt nicht – eine zentrale, flexible Software ist für die Effizienz des digitalen Posteingangs unerlässlich. Hier setzt Kodak Info Input Solution (IIS) an:
- Browserbasiert & zentral administrierbar: IIS wird einmal auf einem Server installiert und ist dann für alle Mitarbeitenden über den Browser verfügbar. Keine lokalen Installationen, kein Treiberchaos, kein Wartungsaufwand.
- Professionelle Funktionen im Erfassungsclient:
- Automatische Belegtrennung mittels Barcodes und Patchcodes
- Indexmasken zur strukturieren Datenerfassung
- Visuelle Komfortfunktionen wie Bildprüfung, Seitenverschiebung, Löschung, Neu-Scan, Einfügen, manuelles Einfügen von E-Mails und E-Docs, u.v.a.m.
- Automatische sowie manuelle Leerseiten-Erkennung und -Eliminierung
- Skalierbares Lizenzmodell: Dank „concurrent licensing“ zahlen Behörden nur für aktive Nutzer – ein erheblicher Kostenvorteil bei großen Organisationen.
- Integration in bestehende Infrastruktur: Ob E-Akte, Fachverfahren oder mit vorhandenen Scannern und Multifunktionsgeräten – IIS ist flexibel integrierbar.
Das Ergebnis: eine schlanke, leistungsfähige und zukunftsfähige Lösung, die Komplexität reduziert und Effizienz maximiert.
Fazit: Ein Modell für viele Kommunen
Das Beispiel zeigt: Mit einem klaren Konzept, einer hybriden Architektur und konsequenter TR-RESISCAN-Umsetzung können Kommunen auch mit überschaubarem Budget große Digitalisierungsschritte gehen.
Die Vorteile liegen auf der Hand:
- schnellere Bearbeitung von Anträgen,
- motivierte Mitarbeitende, die papierarm arbeiten,
- spürbare Kostenersparnis,
- und eine zukunftsfähige, skalierbare Infrastruktur.
Die ausführliche Beschreibung des Digitalisierungsprojektes des Landratsamts sowie wertvolle Tipps erhalten Sie in unserer Broschüre:
Den Posteingang im öffentlichen Sektor TR-RESISCAN-konform digitalisieren. Ein Praxisbeispiel eines Landratsamtes in Süddeutschland.
