Autor: Klaus Timm
Channel und Strategic Account Manager
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Spätestens die Coronapandemie hat die Versäumnisse bei der Digitalisierung in Deutschland gnadenlos aufgezeigt. Die Aussage „Das haben wir schon immer so gemacht“, steht dabei sinnbildlich für den Stillstand in diesem Bereich und viele Unternehmen spüren aktuell die Folgen.
Die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen wird immer mehr durch Prozessoptimierungen geprägt, weshalb es sich lohnt, bestehende Infrastrukturen zu überprüfen. Gerade die Entwicklung von Scannern und Scanlösungen geht in Richtung Produktivitätssteigerung, Sicherheit und Prozesstiefe, damit bringt ein Upgrade in neue Systeme immense Vorteile, die sich schnell bezahlt machen.
Ein Upgrade von Scanner und Scanlösung rechnet sich
Der Kostenfaktor Nummer 1, dem die Digitalisierung entgegenwirken soll, sind manuelle Arbeiten. Bis zu 80 % aller Kosten bei der Erfassung von hohen Volumen an Papierdokumenten entstehen noch immer durch manuelle Tätigkeiten bei der Vor- und Nachbereitung des Belegguts. Wir bei Kodak Alaris beschäftigen uns sehr intensiv mit der Reduzierung von Handgriffen und der Automatisierung von Prozessen. Daher verspricht eine Investition in unsere Produktionsscanner einen schnellen Return on Investment (ROI).
Sechs gute Gründe für einen Upgrade von Scanner und Scanlösung:
1.Sortierung leicht gemacht
In Poststellen oder bei Scandienstleistern werden tagtäglich unzählige Trennblätter verwendet, die jedoch auch Kosten verursachen. Werden sie nach dem Scanvorgang aussortiert und wiederverwendet entsteht dadurch ein manueller Aufwand, lässt man sie im Stapel verschwendet man Papier. Die Produktionsscanner Kodak i5650S und Kodak i5850S bieten intelligente Sortierfunktionen mit drei Ausgabefächern. So können Patchblätter automatisiert separat ausgegeben und wiederverwendet werden. Auch Originaldokumente von Kunden, die zurückgegeben werden müssen, können in einem getrennten Fach gesammelt werden. Eine Investition, die sich schnell lohnt und dabei sogar noch einen Beitrag zum Umweltschutz leistet. Darüber hinaus bieten wir eine ROI-Berechnung an, die mit eigenen Kennzahlen ausgefüllt werden kann.
Kodak Alaris Scanner i5000 Series
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2.
Effizienter und sicherer
Mit „AutoJobSelect“ bieten wir eine vollautomatische Profilauswahl, mit der sich verschiedene Profile, Jobs oder Aufträge ohne manuelle Eingriffe im Stapel verarbeiten lassen. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt zudem für eine höhere Sicherheit in der Verarbeitung. Die Lösung funktioniert mit einer Kombination aus Steuerbelegen und Barcodes, die die neuen Befehle für die jeweiligen Dokumente enthalten und auslösen. Apropos Barcodes, diese werden mit einer Auflösung von 600 dpi gescannt, während die Dokumente mit 200 oder 300 dpi digitalisiert werden.
3.
Intelligenter Dokumentenschutz
Unsere Scanner besitzen hochsensible Mikrofone am Eingang des Papiereinzugs, um typische Geräusche von zusammengeklebten Dokumenten zu registrieren. Zudem stellen Sensoren sicher, dass jedes einzelne Blatt erfasst und digitalisiert wird. Die intelligente Metallklammererkennung registriert Heft- und Büroklammern und verhindert deren Eindringen in den Scanner. Falls doch mal ein Papier stecken bleibt, stoppt der intelligente Dokumentenschutz mit Ultraschalltechnologie den Papiertransport sofort, damit das Dokument nicht beschädigt wird.
Wird ein Doppeleinzug erkannt werden die betreffenden Blätter nicht vollständig ausgeworfen. So sieht der Nutzer sofort, was den Fehler verursacht hat. Am Display kann nun entschieden werden, ob ein Re-Scan erforderlich ist oder der Doppeleinzug akzeptiert wird. Es könnte ja sein, dass nur eine Haftnotiz auf dem Papierdokument war oder ein Briefumschlag gescannt werden sollte. Mit nur einem Tastendruck lässt sich das Problem leicht lösen.
All diese Funktionen gewährleisten einen reibungslosen Scanprozess und reduzieren manuelle Eingriffe, was sich sehr schnell auszahlt.
4.
Beste Bildqualität
Ein wesentlicher Aspekt bei der Digitalisierung ist die Bildqualität. So bietet unsere Bildverarbeitungstechnologie Perfect Page höchste Bildqualität, selbst für sehr schwierige Dokumente. Perfect Page sorgt für Schräglagenkorrektur und Bildkantenauffüllung. Darüber hinaus kümmert sich die Technologie um Hintergrundfarbglättung und Dateikomprimierung, wodurch Speicherkapazitäten und Abrufzeiten minimiert werden.
Gerade für die optische Zeichenerkennung (OCR) ist die Bildqualität elementar. Unscharfe, schlecht gescannte Dokumente mit Fehlern, undeutliche Buchstaben und Ziffern oder zu heller Text führen zu einer schlechten Erkennung und die OCR-Ergebnisse leiden darunter. Eine auch nur ein Prozent schlechtere OCR-Leserate kann durch unnötigen Sonderaufwand schnell zu deutlich erhöhten Kosten führen und die spätere Wiederauffindbarkeit der Dateien erheblich beeinträchtigen.
5.
Automatisierung macht den Unterschied
Mit der richtigen Erfassungslösung wird das volle Potenzial der Digitalisierung genutzt. Doch viele Erfassungslösungen auf dem Markt wurden nicht weiterentwickelt, weshalb sie mit Scannern der neuesten Generation nicht mehr mithalten können.
Mit unserer KODAK Capture Pro Software erhalten Sie eine moderne und leistungsstarke Erfassungslösung, die sich bequem in bestehende IT-Landschaften einbinden lässt. Dank der einfachen und intuitiven Bedienung wird der Scanprozess für die Anwender vereinfacht sowie manuelle Handgriffe minimiert. So lassen sich Scanprofile spielend leicht konfigurieren und damit auch automatisierte Abläufe realisieren. Wiederkehrende Routine-Scanvorgänge können mit einem Klick ausgeführt und direkt an den Zielort gesendet und nahtlos in den Workflow integriert werden. Eine Besonderheit von KODAK Capture Pro ist es, dass die Software Dokumente auch an verschiedene Zielorte gleichzeitig versenden kann.
Mit innovativen Funktionen wie Ausnahmeprüfung, erweiterter Indizierung und Extrahierung auf Experten-Niveau gelangen die Informationen schneller in die digitalen Geschäftsprozesse. Dadurch wird viel Zeit bei der Datenaufnahme gespart, was die Effizienz steigert.
Kodak Capture Pro Software
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6.
Einhaltung von Compliance, DSGVO und Richtlinien
Intelligente Funktionen ermöglichen außerdem eine einfachere Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. So werden z. B. mit der Ausnahmeprüfung von KODAK Capture Pro die Vollständigkeit von Formularen bzw. nötige Unterschriften sichergestellt. Dank der Scanlösung kann auch der gesamte Prozess von der Erfassung bis hin zur Verteilung oder Archivierung dokumentiert werden.
Haben Sie Fragen zum Upgrade von Scanner und Scanlösung?
Nehmen Sie Kontakt mit einem unserer Digitalisierungsspezialisten auf.
