Autor: Godo Jessen
Channel Account Manager
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Gemeinsam mit einem Partner haben wir den Zuschlag für ein großes Digitalisierungsprojekt einer deutschen staatlichen Institution erhalten. Insgesamt wurden 47 Produktionsscanner sowie die Erfassungslösung Capture Pro geliefert.
Das Projekt umfasst die Digitalisierung aller Personalakten. Zur Verarbeitung dieser Papiermengen werden hoch performante Produktionsscanner benötigt. Der verantwortliche IT-Dienstleister, der die Ausschreibung und Beschaffung organisierte, testete ausgiebig Scanner von verschiedenen Herstellern unter realen Bedingungen, um die passenden Geräte zu finden. Letztlich fiel die Wahl auf den Kodak i5650.
Leistungsstarke Scanner
Dank ihrer Performance und Zuverlässigkeit konnten sich die Produktionsscanner Kodak i5650 durchsetzen. Eine Maßgabe des IT-Dienstleisters war die Verarbeitung von verschiedenen Papierformaten und -stärken im Stapel. Das meistert der Kodak i5650 bei einer Durchsatzgeschwindigkeit von 180 Blatt pro Minute absolut zuverlässig. Dank der integrierten Bildverarbeitungstechnologie Perfect Page liefern die Geräte stets eine herausragende Bildqualität, selbst bei schwer lesbaren Originaldokumenten.
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Egal welches Format, Capture Pro liefert
Hinzu kam die Maßgabe, dass alle gängigen Formate, wie bspw. PDF, JPEG, PNG etc., ausgegeben werden können. Dafür wählte man Capture Pro von Kodak Alaris. Diese moderne Erfassungslösung lässt sich bequem in bestehende IT-Landschaften integrieren und überzeugt durch ihre hervorragende Performance, Integrität und Kompatibilität. Capture Pro weist alle Features auf, die die Verarbeitung riesiger Datenmengen vereinfacht: Von der Erstellung durchsuchbarer PDF- und PDF-A-Dateien, über die Ausnahmeprüfung und erweiterte Indizierung bis hin zur Extrahierung. Das gewährleistet eine schnelle Weitergabe von Informationen in digitale Folgeprozesse.
Einfachste Bereitstellung
Eine Besonderheit bei diesem Projekt waren die speziellen Anforderungen des IT-Dienstleisters bezüglich der Bereitstellung. Aufgrund der strengen Sicherheitsauflagen mussten alle Geräte per Silent Installation bereitgestellt werden. Das bedeutet, dass die Installation ausschließlich via Plug & Play, ohne zusätzliche Popup-Fenster, und remote durchführbar ist. Dadurch müssen die Geräte in den Niederlassungen nur noch angeschlossen werden und sind sofort einsatzbereit.
Service nach Maß
Für alle eingesetzten Scanner von Kodak Alaris wurde ein Servicevertrag über fünf Jahre vereinbart. Dieser beinhaltet die Wartung, Ersatzteile und Instandsetzung innerhalb von 48 Stunden. Dabei übernimmt der IT-Dienstleister den First Level Support der Geräte selbst. Mittels Online-Workshops schulten wir hierfür über 200 Techniker.
Auch festgelegte Service-Zeiten von 06:00 – 18:00 Uhr mit einer Reaktions-/Rückmeldezeit von 30 Minuten waren Teil der Anforderungen. Diesen Service übernimmt unser Kooperationspartner. Hierfür wurde ein individuelles Ticketsystem eingerichtet, damit die Vorgänge entsprechend dokumentiert und zugeordnet werden können.
Für Notfälle gewappnet
Sollte es doch einmal nötig sein, ein Gerät komplett austauschen zu müssen, sind für Notfälle Ersatzgeräte bei unserem Partner gelagert. So wird ein Vor-Ort-Austausch innerhalb von 48 Stunden gewährleistet.
Haben Sie Fragen zu „Digitale Personalakten für staatliche Institution“?
Nehmen Sie Kontakt mit einem unserer Digitalisierungsspezialisten auf.
