Automatisierte Rechnungslesung
Seit dem 1. Januar 2025 sind elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) im B2B-Bereich verpflichtend. Diese müssen in strukturierten Formaten (z. B. XML, X-Rechnung, ZugFerd) erstellt werden, um eine automatisierte Weiterverarbeitung zu ermöglichen. Doch was ist mit den unzähligen Rechnungen, die dennoch unstrukturiert erstellt wurden und/oder noch in Papierform im Umlauf sind? Hier kommen moderne KI-gestützte Tools ins Spiel, die Rechnungsdaten präzise und effizient auslesen.
Die Herausforderung: Manuelle Dateneingabe ist zeitaufwendig
Trotz der Digitalisierung erfolgt die Erfassung von Rechnungen in vielen Unternehmen noch immer händisch. Die manuelle Datenübernahme bindet wertvolle Arbeitszeit, birgt ein hohes Fehlerpotenzial und kann zu Verzögerungen bei der Rechnungsverarbeitung führen. Während große Unternehmen oft bereits digitale Systeme nutzen, stehen kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) sowie Behörden häufig noch vor der Herausforderung, unstrukturierte und papierbasierte Rechnungen effizient zu verarbeiten.
KI als Lösung: Rechnungen in Sekundenschnelle auslesen
Hier kommt die Intelligent Document Processing (IDP) Lösung „Info Input Solution“ (IIS) von Kodak Alaris zum Einsatz, die gängige KI-Tools integriert. Der Einsatz lohnt sich für Unternehmen jeder Größe, da solche Projekte mit geringem Kosten- und IT-Aufwand in wenigen Tagen umgesetzt werden können. Dies ermöglicht ein schnelles und präzises Auslesen der Rechnungen mit einer Genauigkeit von über 97 %.
Die Implementierung eines solchen Systems erfordert zwei Komponenten:
- Die IDP-Plattform „Info Input Solution“ von Kodak Alaris in einer Minimalvariante bestehend aus Server und Arbeitsstation
- Einen KI-Account bei einem Cloud-Anbieter wie Microsoft Azure, Google oder Amazon
Das Smarte daran: Alles funktioniert standardmäßig, es gibt keine Trainingsmengen, kein „Machine Learning“, keine Lernkurven oder aufwendige technische Setups. Die KI-Konnektoren sind bereits in KODAK Info Input Solution integriert und müssen lediglich aktiviert werden. In der Regel sind die KI-Modelle cloudbasiert, aber mit Microsoft gibt es auch die Möglichkeit einer lokalen (On-Premise) Container-Docker-Installation. Mit KODAK Info Input Solution lassen sich nicht nur Papierrechnungen, sondern auch Rechnungen aus E-Mails, PDFs und anderen digitalen Formaten automatisiert erfassen und verarbeiten. Das System funktioniert sofort nach der Aktivierung, da es KI-Modelle verwendet, die bereits mit Millionen anderer Rechnungen trainiert wurden. Damit kann nahezu jede unstrukturierte/gedruckte Rechnung weltweit (über 100 OCR-Sprachen) sofort und ohne weiteres Setup ausgelesen werden, auch handschriftliche Rechnungen (ca. 12 ICR-Sprachen) mit den dazugehörigen handschriftlichen Informationen werden mit sehr hoher Genauigkeit erkannt.
Die IDP-Plattform „Info Input Solution“ (IIS) von Kodak Alaris
Welche Daten können ausgelesen werden?
Mit KODAK Info Input Solution können Unternehmen genau festlegen, welche Informationen aus einer Rechnung extrahiert werden sollen.
Dazu gehören unter anderem:
- Rechnungsnummer
- Auftragsnummer
- Rechnungsdatum
- Lieferantendaten
- Empfängerdaten
- Steuer- oder ID-Nummer
- IBAN-Bankverbindung
- Betrag und Mehrwertsteuer
Darüber hinaus können auch Kopf- und Positionsdaten wie Artikelbezeichnungen, Mengen und Einzelpreise vollautomatisch ausgelesen und in das ERP-System übertragen werden.
Beispiel für Kopfdaten
Beispiel für Positionsdaten
Auslesung und Übernahme von Daten als Tabellen
Erfassungsmaske von KODAK Info Input Solution: Beispiel einer sehr präzisen Auslesung von Rechnungsdaten
Validierung und Anreicherung von Daten:
Innerhalb von KODAK Info Input Solution können Prüfmechanismen und Plausibilitätsprüfungen in Feldern oder gegenüber Datenbanken durchgeführt werden, um die Daten zu validieren oder anzureichern (z. B. Auftragsnummer, IBAN), wodurch die Genauigkeit weiter erhöht und die Fehlerquote minimiert wird. Mit dem integrierten Validierungs-, Prüf- und Korrektur-Client können Daten verifiziert, angereichert und korrigiert werden.
Fazit: Effiziente Rechnungslesung für jedes Unternehmen
KI-gestützte Lösungen bieten Unternehmen und Behörden eine effiziente Lösung zur Verarbeitung von Rechnungen. Diese intelligenten Tools lohnen sich bereits ab einigen Dutzend Rechnungen pro Tag. Bei größeren Mengen führt ohnehin kein Weg an der automatisierten Auslesung vorbei, sie ist präzise und schnell, egal wie viele Seiten die Rechnung hat. Die Kosten betragen je nach Volumen z. B. bei Microsoft maximal 0,10 € pro Rechnung, was im Vergleich zu den gesamten Bearbeitungskosten von derzeit ca. 12 bis 17 € verschwindend gering ist. Die Einrichtung eines solchen Systems ist kostengünstig und mit geringem Aufwand möglich. OCR/ICR-Kenntnisse sind nicht erforderlich. Der Return on Investment (ROI) lässt sich in der Regel innerhalb weniger Wochen nachweisen.
