Handschriftlich ausgefüllte Dokumente klingen antiquiert, gehören aber in vielen Branchen noch immer zum Arbeitsalltag. Um sie mit der Digitalisierung in Einklang zu bringen, bedarf es einer intelligenten Lösung, die sie automatisiert in digitale Daten umwandelt, ohne dabei gegen strenge Datenschutzrichtlinien zu verstoßen.
Hier setzt Kodak Alaris an. Das Zusammenspiel aus KODAK Info Input Solution und Microsoft Azure Computer Vision AI bietet eine automatisierte On-Premises Lösung, die Handschriften zuverlässig erkennt und im Rahmen der DSGVO in digitale Daten umwandelt.
Im Gesundheitswesen, in der öffentlichen Verwaltung, aber auch in Steuerkanzleien, Versicherungen und Banken kommen sie noch täglich zum Einsatz: handschriftlich ausgefüllte Dokumente. Die Digitalisierung dieser Daten war bisher mit einem enormen manuellen und zeitlichen Aufwand verbunden, doch damit ist jetzt Schluss!
Kodak Alaris bietet mit seiner Intelligent Document Processing (IDP)-Plattform Info Input Solution in Kombination mit Microsoft Azure Computer Vision AI eine automatisierte Lösung für die Digitalisierung von handschriftlichen Dokumenten, die die Produktivität und Effizienz erheblich steigert. Dabei kann sie zu 100 % On-Premises, d. h. auf lokalen Servern, bereitgestellt werden.
Automatisierte Handschriftenerkennung
KODAK Info Input Solution ist eine Lösung für die intelligente Dokumentenerfassung und -verarbeitung. Sie bietet die Klassifizierung, Extraktion und Validierung der digitalisierten Formulare sowie Daten, um sie anschließend direkt in Folgesysteme zu integrieren. Die webbasierte Architektur ermöglicht eine schnelle und kostengünstige Implementierung und die einfache Bedienung über eine intuitive Benutzeroberfläche minimiert den Schulungsaufwand. Darüber hinaus bietet die IDP-Lösung mit ihrem Open Intelligence™-Design die Möglichkeit, alle gängigen KI-Modelle zu nutzen. So konnte auch die Handschriftenerkennung Microsoft Azure Computer Vision AI integriert werden. Bemerkenswert dabei ist, dass diese nicht nur handschriftliche Blockschrift, sondern auch Schreibschrift erkennt und in digitale Daten umwandelt. Da die KI bereits mit unzähligen Handschriften trainiert wurde, liegen die Erkennungsraten erfahrungsgemäß bei über 90 %.
Handschriftenerkennung scheitert häufig an Datenschutz
In einigen Branchen gelten strenge Datenschutzrichtlinien, die den klassischen Einsatz von Microsoft Azure Computer Vision AI unmöglich machen. Grund hierfür ist die Funktionsweise der Künstlichen Intelligenz, denn diese arbeitet normalerweise in der Cloud. Für den Nutzer unmerklich, werden die Daten dort ausgelesen und im Anschluss wieder zurückgegeben. Kodak Alaris hat es gemeinsam mit seinen Partnern geschafft, dieses Problem zu lösen. So wird Microsoft Azure Computer Vision AI auf einem lokalen Server installiert, um selbst den strengsten Datenschutzbestimmungen gerecht zu werden.
Enorme Produktivitätssteigerung
Das Ergebnis des Zusammenspiels von KODAK Info Input Solution und der KI von Microsoft bei der Handschriftenerkennung ist beeindruckend. Bearbeitungszeiten werden wesentlich verkürzt, da die händisch ausgefüllten Dokumente automatisch klassifiziert, ausgelesen und die Daten anschließend an die entsprechenden Folgesysteme weitergeleitet werden. Sollte dabei einmal eine Handschrift nicht eindeutig erkennbar sein, so wird dieses Dokument zur manuellen Nachbearbeitung aussortiert. Doch diese Fehler sinken exponentiell zur Laufzeit der Lösung, denn sie lernt mit jedem ausgelesenen Formular dazu und erhöht so konsequent ihre Erkennungsrate.
Durch diese Produktivitätssteigerung werden viel Zeit und Kosten gespart, aber auch freie Kapazitäten geschafft. Dass dies in speziellen Fällen systemkritisch sein kann, zeigt das Beispiel der Coronapandemie. COVID-Nachweise wurden fast ausschließlich handschriftlich erfasst und im Anschluss manuell in ein Computersystem übertragen. So konnten täglich lediglich einige hundert Datenaufnahmen erledigt werden. Mit einer intelligenten Lösung mit Handschriftenerkennung hätte man die Tageskapazitäten verzehnfachen können, was zu aktuelleren und präziseren Inzidenzen und damit zu einem effektiveren Pandemie-Management geführt hätte.
Günstiger als man denkt
Nun könnte man vermuten, dass eine so fortschrittliche Lösung mit immensen Kosten verbunden ist. Doch weit gefehlt, denn KODAK Info Input Solutions und Microsoft Azure Computer Vision AI lassen sich mit einem niedrigen Investitionsaufwand integrieren sowie mit geringen laufenden Kosten betreiben. Das sorgt für einen schnellen Return on Investment.
Behörde für Verbraucherschutz tritt den Beweis an
Das Projekt einer deutschen Verbraucherschutzbehörde beweist, dass dieses Zusammenspiel funktioniert. Dort wurde die Lösung implementiert und hat alle Erwartungen übertroffen. Die Verarbeitung der handschriftlichen Formulare war bisher sehr zeit- und personalaufwändig. Dank der Handschriftenerkennung von Microsoft in Kombination mit der KODAK Info Input Solution ist dieser Prozess nun weitgehend automatisiert und das mit einer unglaublichen Präzision. Denn bei vielen Formularen liegt die Erkennungsrate bei sagenhaften 98 Prozent.
Ohne hohe Bildqualität geht nichts
Selbst das intelligenteste System braucht Daten, mit denen es arbeiten kann. Dafür ist eine hervorragende Bildqualität unerlässlich. KODAK Scanner werden daher mit der Bildverarbeitungstechnologie Perfect Page ausgeliefert, die stets für beste Lesbarkeit sorgt. Die Software bietet über 30 modernste, automatisierte Funktionen, die beispielsweise die Bildhelligkeit anpassen, Hintergrundfarben glätten, Formulare in Schwarz-Weiß für eine noch bessere OCR (Optical Character Recognition) umwandeln und vieles mehr.
