Intelligente Klassifizierung und Automatisierung

Das reine Scannen von Dokumenten reicht heutzutage nicht mehr aus, um den Ansprüchen der Digitalisierung gerecht zu werden.

Viel mehr sind es die Prozesse nach dem Scan, die Abläufe optimieren sowie Zeit und Kosten einsparen. Dabei müssen Dokumente unabhängig vom Eingang, ob Post, E-Mail oder Fax, den richtigen Folgesystemen intelligent zugeordnet werden. Kodak Alaris bietet dafür die Software Transact, die den Erfassungs- und Verarbeitungsprozess von Dokumenten automatisiert.

 

Smartes Erfassen spart Zeit, Geld und ist sicher.

Einzigartig ist die patentierte Technologie hinter Transact. Das System ist mit einer Supervised Machine Learning Funktion ausgestattet, die lediglich ein bis drei Dokumente zum Anlernen benötigt. Die Software greift dabei auf verschiedene Erkennungsmodule wie etwa OCR, ICR, Freiform-Extraktion und Fuzzy-Logik zurück. Damit klassifiziert sie Dokumente und unterscheidet so zwischen Rechnungen, Bestellungen, Verträgen und anderen Arten von Post, unabhängig von ihrer Quelle und ohne Patchcode-Seiten oder Trennblätter. Falls das Dokument nicht vollständig ausgefüllt oder nicht lesbar ist, stößt das System automatisch die Aufforderung einer manuellen Bestätigung an.

Ist das Dokument jedoch vollständig und lesbar, werden im nächsten Schritt die Informationen identifiziert, extrahiert und an die entsprechenden Folgesysteme gesendet. Dadurch stehen wichtige Informationen für die anschließenden Geschäftsprozesse schneller und genauer zur Verfügung. So wird beispielsweise eine Rechnung direkt in das Buchhaltungssystem gesendet und stößt die Verbuchung sowie Zahlung automatisch an. Für die jeweiligen Vorgänge lassen sich intern individuelle Profile und Jobs anlegen, wodurch das System in kürzester Zeit von der eigenen IT-Abteilung angepasst werden kann. Dank dieser automatisierten Prozesse sinkt die Bearbeitungszeit, was zu niedrigeren Kosten, einer geringeren Fehlerquote und einer höheren Kundenzufriedenheit führt.

Zudem erfüllt Transact Compliance-Richtlinien und dank des integrierten Reporting ist jeder Prozess nachvollziehbar. Dadurch erfüllt sie aktuelle DSGVO-Bestimmungen und es können exakte Analysen erstellt werden, um vorhandene Stellschrauben zur weiteren Optimierung ausfindig zu machen.

 

Offen und cloudbasiert für beste Kompatibilität.

Ein weiterer Vorteil ist, dass die Erfassungslösung zu 100 % browserbasiert ist und dabei auf eine Open Source Architektur setzt. Dadurch ist sie mit jeder bestehenden Lösung auf Windows- und Linux-Systemen kompatibel und lässt sich leicht in den digitalen Workflow integrieren. Für die IT-Abteilung besteht der Vorteil darin, dass sie das gesamte System zentral administrieren können.Auch in Sachen Finanzierung setzt Kodak Alaris auf Skalierbarkeit. Das Unternehmen bietet Transact einerseits als Lizenz mit einmaliger Zahlung und andererseits in einem SaaS-Modell (Software as a Service) an. So können Unternehmen je nach Bedarf abwägen, welches dieser Modelle für sie in Frage kommt. Dabei fallen weder Kosten pro Nutzer an, noch gibt es eine Limitierung an den zu verarbeitenden Seiten. Gerade für Scandienstleister und BPOs ist dieses Modell sehr attraktiv, da dort täglich riesige Volumen an Dokumenten verarbeitet werden.

Mit einer modernen Plattform für intelligente Dokumenten- und Datenerfassung wie Transact, bekommen Unternehmen jeder Größenordnung ein leistungsstarkes Tool zur Prozessoptimierung und -automatisierung an die Hand. Dadurch können Effizienz gesteigert und Kosten reduziert werden. Gleichzeitig erhalten sie umfassende Einblicke in ihre Daten, mit denen präzise Analysen zur Optimierung erstellt werden können.