Mit fortschreitender Digitalisierung reicht es heute in den meisten Fällen nicht mehr aus, Dokumente einfach zu scannen und in einem Posteingangsordner zu speichern.
Vielmehr müssen sie mit Hilfe einer hochentwickelten Scanlösung, intelligent und automatisiert ausgelesen und Informationen nahtlos in den digitalen Workflow integriert werden. Mitarbeiter können dann von jedem Ort aus und jederzeit auf Dokumente zugreifen und Informationen können somit schneller abgerufen oder geteilt werden. Die Erstellung von durchsuchbaren PDF- und PDF-A-Dateien stellt dabei die Basis jeder Scanlösung dar, allerdings kann sie noch viele weitere entscheidende Vorteile bieten:
Auswahlkriterien für eine Scanlösung
Intuitive Bedienung
Ein ganz wichtiger Aspekt bei der Wahl einer Scanlösung ist die einfache, intuitive Bedienung. Das reduziert nicht nur den Schulungsbedarf, sondern stärkt auch die Akzeptanz der Mitarbeiter. Benutzerfreundliche Funktionen vereinfachen den Scanprozess und sorgen auch bei Neulingen für einen sicheren Umgang mit den Geräten. Administratoren sollten in wenigen Minuten neue Aufträge, Jobs, Benutzer oder Stapelklassen erstellen und sofort zentral ausrollen können. IT-Abteilungen profitieren außerdem von einer zentralen Administration. Die Software sollte eine Fernkonfiguration und ein Geräte-Pool-Management bieten. So lassen sich mehrere Erfassungs- und Indizierungsstationen im Netzwerk zentral verwalten und auch Software-Updates können angestoßen werden.
Scanprofile sollten sich mit wenigen Klicks individuell anpassen lassen. Mit nur einem Tastendruck werden dann Dokumente z. B. in einem bestimmten Dateityp im richtigen Zielordner gespeichert. Liefert die Software außerdem eine vereinfachte Darstellung zwischen Miniaturansicht und Anzeige im Hauptfenster sowie sinnvolle Tastenkombinationen für die Navigation und das Löschen von Leer- oder Duplikatseiten, spart das viel Zeit.
Bei der Stapelverarbeitung ist darauf zu achten, dass eine intelligente Auftragsauswahl verschiedene Profile und Jobs ohne manuelle Eingriffe verarbeitet. Das funktioniert mit spezifischen Patchcode-Trennblättern, die die Befehle für die jeweiligen Dokumente enthalten und auslösen.
Intelligentes Klassifizieren, Extrahieren und Indizieren
Eine Scanlösung sollte Dokumente automatisiert erkennen, klassifizieren und Inhalte auslesen können. Damit lassen sich nicht nur die digitalisierten Dokumente nahtlos in den entsprechenden Workflow integrieren, sondern auch die extrahierten Informationen in andere Systeme übergeben werden. Markiert eine intelligente Qualitätssicherung dabei fehlerverdächtige Informationen automatisch, damit sie überprüft werden können, bringt dies zusätzliche Sicherheit. Das intelligente Auslesen von Barcodes sorgt für genaueste Ergebnisse bei der Datenextrahierung.
Eine wesentliche Vereinfachung bei der manuellen Indizierung ist eine optische Zeichenerkennung (OCR) per Mausklick. Das einfache Klicken auf den Wert oder die Zeichenkette, die für den Index benötigt wird, führt zur Übernahme derselben in das entsprechende Indexfeld. So ist eine schnellere Bearbeitung möglich im Gegensatz zu Drag and Drop oder der Tastatureingabe, die mit Fehlern behaftet sein kann.
Intelligente Ausnahmeverarbeitung
Mit intelligenten Funktionen zur Überprüfung der Richtigkeit beim Erfassen von Daten, gelangen Informationen schnell und zuverlässig in bestehende Arbeitsprozesse. So stellt eine intelligente Ausnahmeverarbeitung die unmittelbare Validierung von Dokumenten sicher. Die Funktion erkennt, wenn in einem Formular wichtige Daten fehlen, etwa eine Unterschrift oder ein unausgefülltes Pflichtfeld. Wenn ein Problem erkannt wird, zeigt der Scanner automatisch eine Warnung im Bildschirm an und stoppt den Scan. Fehler können so schneller korrigiert werden.
Intelligente Scanlösungen bieten außerdem eine automatische Markierungserkennung. Die Software erkennt die Markierungen akkurat und füllt die entsprechenden Indexfelder mit den Ergebnissen aus. Eine sehr nützliche Funktion, gerade dann, wenn es um die Auswertung einer Vielzahl von Formularen geht wie z. B. bei Wahlen oder Abstimmungen, aber auch bei der Erfassung von Patienteninformationen oder Umfragen.
Einfaches Stapelscannen
Große Papierstapel können mit mehr Komfort und höherer Produktivität verarbeitet werden. Denn eine Scanlösung ermöglicht die automatische Dokumenten- und Stapeltrennung. Durch eine vollautomatische Profilauswahl lassen sich verschiedene Profile, Jobs oder Aufträge ohne manuelle Eingriffe in einem Stapel verarbeiten. Die smarte Auftragsauswahl nutzt spezifische Patchcode-Trennblätter zur Automatisierung von Auftrags- und Profilwechseln. Papierstapel werden so schnell und zuverlässig erfasst und eine problemlose Verarbeitung sichergestellt.
Wiederkehrende Routine-Scanvorgänge können mit einem Klick ausgeführt und direkt an den Zielort gesendet und nahtlos in den Workflow integriert. Beispielsweise das Einscannen eines Dokuments und der Versand an verschiedene Ziele wie etwa per E-Mail sowie die Integration in die E-Akte.
Verschlüsselte Datenübertragung
Mit Hilfe einer Erfassungslösung kann nahezu jede beliebige Ausgabe- und Dateistruktur erzeugt werden – das sollte mit wenigen Klicks und ohne Programmierung und Scripting möglich sein. Über TIFF, Multipage TIFF, Volltext PDF oder PDF/A, PDF MRC, JPEG, JPEG2000 oder TXT und RTF oder Kombinationen aus diesen Formaten („Multistream“) können fast alle wichtigen Ausgabeformate erzeugt werden. Auch eine direkte Scanausgabe in E-Mails und an zahlreiche Dokumentenmanagement- und Content-Management-Anwendungen sollte unterstützt werden. Dies stellt die nahtlose Integration der Dokumente in Folgesysteme sicher.
Je nach Sicherheitsanspruch achten Sie bei der Wahl einer Scanlösung auf die passende Verschlüsselung. Die Verschlüsselungsmethode lässt sich ganz einfach in Verbindung mit der Kompatibilität auswählen, z. B. bei PDF Ausgaben mit Passwortschutz.
Einhaltung der Datenschutzrichtlinien und Zugriffsverteilung
Intelligente Funktionen der Scanlösung erleichtern die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien. Funktionen wie die intelligente Ausnahmeverarbeitung, Zugriffverteilung oder das Auslesen von Barcodes sorgen dafür, dass die notwendigen Anforderungen an die DSGVO erfüllt sind. Denn auch Behörden sind zum „Datenschutz durch Technikgestaltung“ (Art. 25 DSGVO) verpflichtet.
Mit Hilfe einer Scanlösung kann sichergestellt werden, dass die Daten nicht verändert werden können und vor unbefugten Zugriffen geschützt sind. Die Möglichkeit differenzierte Zugangsberechtigungen zu verteilen bietet Sicherheit und Transparenz in Arbeitsprozessen. Somit kann jederzeit nachvollzogen werden, wer welches Dokument gescannt hat.
Optimierte Bildqualität
Eine Scanlösung korrigiert und validiert automatisch. Bilder werden automatisch ausgerichtet, zugeschnitten und auf eventuelle Schräglagen korrigiert. So können Sie sicher sein, dass Sie jedes Mal Bilder und Informationen von hoher Qualität erhalten. Die intelligente Qualitätssicherung kennzeichnet automatisch problematische Bilder und optimiert die Bildqualität, ohne den Scanvorgang zu wiederholen.
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Kompatibilität
Eine gute Scanlösung lässt sich nahtlos in bestehende IT-Landschaften integrieren und ergänzt die Prozesse sinnvoll. Die Software sollte verschiedenste Geräte, gängiger Hersteller, unterstützen. Dabei umfasst sie stets eine vertraute Benutzeroberfläche für alle Scanner. Mit der richtigen Scanlösung ist die nahtlose Integration in viele DMS- und ECM-Systeme, aber auch SAP und SharePoint oder Cloud-Anwendungen möglich. Die Software kann sich somit ohne Zusatzaufwand in nahezu jede Kundenumgebung integrieren oder bestehende, ältere Systeme ersetzen. Wird zudem eine Schnittstelle zu bestimmten Fachanwendungen benötigt, sollte diese mit relativ wenig Aufwand programmiert werden können.
Erst die Erfassung von Metadaten und das Extrahieren von Informationen bringen den tatsächlichen Vorteil der Digitalisierung. Ob zentrale, hochvolumige Posteingangslösungen oder verteilte, dezentrale Arbeitsplatzlösungen. Eine Scanlösung wächst mit Ihren Erfassungsanforderungen und kann für jede Umgebung skaliert werden. Sie ermöglicht es somit, Aufgaben in Stunden auszuführen, die zuvor möglicherweise Tage in Anspruch genommen haben.
Auswahlkriterien für eine Scanlösung – Fazit und Ausblick
Mit diesem Leitfaden können Sie selbst entscheiden, welche Funktionen wichtig für Ihren Arbeitsalltag sind. Bei der Auswahl sollten Sie darauf achten, dass viele Erfassungslösungen am Markt nicht weiter entwickelt wurden, weshalb sie mit Scannern der neuesten Generation nicht mehr mithalten können. Daher die Empfehlung: Testen Sie die Software vor der Anschaffung auf Herz und Nieren in Ihrer Arbeitsumgebung.
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