Autor: Michaela Doll
Key-Account-Manager, Information Management – Document Capture
Das Studierendenwerk Darmstadt treibt die Digitalisierung weiter voran und setzt zunehmend auf durchgehend digitale Arbeitsprozesse. Nunmehr wurde der Bereich der Studienfinanzierung so aufgestellt, dass Papierdokumente gar nicht erst in den Umlauf kommen.
Hierfür wurde nun die entsprechende Posteingangsstelle mit KODAK Scanner und Erfassungslösung ausgestattet. Gerade bei BAföG-Anträgen, die noch analog eingereicht werden, reduziert sich so die Bearbeitungszeit enorm.
Das Studierendenwerk in Darmstadt ist eine von insgesamt 57 Institutionen in Deutschland, das unter anderem für die Bearbeitung von BAföG-Anträgen verantwortlich zeichnet. Zurzeit sind die rund 285 Beschäftigten des Studierendenwerks zuständig für mehr als 42.500 Studierende, betreiben vier Mensen, Bistros sowie Kaffeebars, bearbeiten pro Jahr an die 6.200 BAföG-Anträge, leisten jährlich etwa 4.500 Beratungen und bieten ca. 2.765 Wohnheimplätze. Hinzu kommen unterschiedlichste gesundheitsorientierte, soziale und (inter-) kulturelle Angebote.
Planung und Vorbereitung schaffen Akzeptanz
Die Aufgabenstellung war klar – der Posteingang soll digitalisiert werden. Was einfach klingt, benötigt nicht nur ein Konzept für den Scanvorgang selbst, sondern die nachgelagerten Prozesse müssen klar definiert und strukturiert werden. Das betrifft auch alle Mitarbeitenden, deren Akzeptanz für die neue Arbeitsweise den wichtigsten Aspekt für den Erfolg des Projekts darstellt. Das Studierendenwerk Darmstadt hat seine Hausaufgaben gründlich gemacht und ein Organisationskonzept mit allen Faktoren erstellt. Die Mitarbeitenden wurden frühzeitig informiert und geschult, so sind anfängliche Widerstände abgebaut worden.
Die Ausstattung der Poststelle
Die Vorgaben an Hard- und Software waren klar definiert: einfache Nutzung und hohe Produktivität, reibungslose Verarbeitung von diversen Dokumenten im Stapel, automatische Trennung während des Scannens, TR-Resiscan konformer Scanprozess sowie nahtlose Integration der Dateien und Daten ins Fachverfahren, mit dem BAföG-Anträge bearbeitet werden.
Die Wahl fiel auf den KODAK S3000 Scanner und die Erfassungssoftware KODAK Capture Pro.
Der Scanner überzeugte durch seine exzellente Stapelverarbeitung, unabhängig von Papiergewicht oder -format, auch kleine Belege oder Karten zieht er reibungslos ein. Dank Ultraschalltechnologie werden Fehl- oder Doppeleinzüge sofort erkannt und der Einzug gestoppt, bevor es zum Papierstau oder zu beschädigten Originalen kommt. Darüber hinaus liefert die integrierte Perfect Page Bildverarbeitungstechnologie stets beste Bildqualität auch bei schwierigen Vorlagen. Sogar zerknitterte oder blasse Vorlagen werden einwandfrei dargestellt. Insgesamt sorgen 30 modernste automatisierte Features für perfekte und stets gerade Bilder, ohne Einbußen bei der Geschwindigkeit. Die hervorragende Bildqualität sorgt für hohe Genauigkeit bei der optischen Zeichenerkennung (OCR), was für das Auffinden von Dokumenten immens wichtig ist. Für optimalen Datenschutz werden die Bilddateien lediglich auf einem temporären Speicher im Scanner abgelegt und spätestens beim Ausschalten gelöscht.
KODAK Capture Pro ist eine hoch entwickelte Erfassungslösung, die Prozesse zuverlässig automatisiert. Hierfür lassen sich Scanjobs vordefinieren, so dass sich wiederkehrende Routineaufgaben, auch mit mehrstufigen Anforderungen wie Dateiformat, Auflösung und Zielordner, ganz einfach per Klick erledigen lassen. Sie bietet zudem die Möglichkeiten der Klassifizierung, Extrahierung und Validierung der digitalisierten Formulare sowie die Weiterleitung und Integration in nachfolgende Systeme. Maßgeblich für die Entscheidung war auch, dass das Zusammenspiel der KODAK-Komponenten den Scanprozess TR-Resiscan konform abbilden kann.
Die TR-Resiscan kurz erklärt
Die technische Richtlinie Resiscan (BSI TR-03138) ist eine Maßgabe des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Diese legt fest, unter welchen Bedingungen ein Originaldokument nach dem Scan vernichtet werden darf. Man spricht hier vom Vorgang des ersetzenden Scannens.
Die Richtlinie ist in zwei große Bereiche aufgeteilt, der administrative und der technische Teil. Im administrativen Teil wird der generische Scanprozess mit der Dokumentenvorbereitung, dem Scannen, der Nachbereitung und schließlich der Integrationssicherung beschrieben. Der technische Teil widmet sich der Auswahl, Nutzung und Einrichtung von Hard- und Softwarekomponenten, der korrekten Entwicklung, Installation und regelmäßigen Prüfung des Prozesses bis hin zur Dokumentation des fehlerfreien und nachvollziehbaren Ablaufs. Damit die TR-Resiscan nachvollziehbar und leicht anzuwenden ist, wurde sie in drei Schritte aufgeteilt: Die Strukturanalyse, die Schutzbedarfsanalyse sowie Sicherheitsmaßnahmen.
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Die Digitalisierung der Poststelle soll entlasten, nicht belasten
Die Verantwortlichen des Studierendenwerk Darmstadt haben den Scanprozess akribisch geplant, um von Anfang an eine hohe Produktivität und Nachvollziehbarkeit sicherzustellen. Damit die Eingangspost im Stapel verarbeitet werden kann, kommen QR-Codes zur Trennung der Dokumente zum Einsatz. Für die verschiedenen Dokumententypen wurden entsprechende QR-Codes vorbereitet, die einfach auf die erste Seite aufgeklebt werden. Darin sind die entsprechenden Informationen enthalten und der Typ erscheint auch im Dateinamen.
Dank KODAK Capture Pro wird der gescannte Stapel übersichtlich am Monitor angezeigt. Die Erfassungslösung überzeugt mit einer intuitiven Nutzeroberfläche und automatisierten Funktionen. So werden dank der QR-Codes alle Dokumententypen richtig erfasst und getrennt. Im Anschluss werden die Dateien mit entsprechendem Namen in einem Scanordner zwischengespeichert, ehe sie automatisch dem jeweiligen Vorgang zum Beispiel im BAFSYS zugeordnet werden. BAFSYS ist ein modernes Softwareverfahren, mit dem BAföG- und AFBG-Anträge schnell und komfortabel bearbeitet werden können. Es umfasst den kompletten Prozess von der Online-Beantragung über die Bearbeitung und die elektronische Aktenführung bis hin zur Bescheidung und Auszahlung. Dort sind die Dateien in nur wenigen Minuten abrufbereit und mit einer entsprechenden Aufgabe versehen. So stehen alle nötigen Dokumente für die digitale Bearbeitung zur Verfügung. Nachdem der Scanvorgang abgeschlossen ist, werden die Originale entsprechend ihren Aufbewahrungsfristen archiviert bzw. im Anschluss vernichtet.
Die wesentlichen Vorteile
Ein wesentlicher Vorteil der Digitalisierung des Posteingangs ist die Zeitersparnis für die Sachbearbeitenden. Die manuelle Ablage und das Sortieren von Akten sowie das Abgleichen der diversen Eingangskanäle gehören der Vergangenheit an. Die Suche nach Dokumenten erfolgt in Sekundenschnelle. Darüber hinaus gestaltet sich die Vertretung von abwesenden Mitarbeitenden ebenfalls einfacher, da sämtlicher Posteingang zu den einzelnen Aufgaben im System geführt wird. Zudem wird das Arbeiten im Homeoffice erleichtert, da die Post taggenau eingesehen und bearbeitet werden kann. Doch nicht nur die Sachbearbeitenden, sondern auch das Scanpersonal profitiert von der neuen Lösung, da Rückläufer durch die Sachbearbeitenden der Vergangenheit angehören. Zwar benötigt auch das Scannen der Eingangspost Zeit, doch durch Zeitersparnis in der Nachbearbeitung ist der gesamte Prozess dennoch wesentlich effizienter und transparenter.
Ein Erfolg auf ganzer Linie
Im Mai 2023 organisierte der IT-Dienstleister ein Forum, bei dem u. a. eine Reihe an Studierendenwerken vertreten waren. Dort wurde das erfolgreiche Projekt „Prozess der Digitalisierung der Eingangspost“ des Studierendenwerks Darmstadt präsentiert. „Da unsere Kolleginnen und Kollegen vor den gleichen Aufgaben stehen, ist es uns wichtig, sie mit unserem Praxiswissen zu unterstützen. Das reicht von der Planung und Vorbereitung bis hin zur Umsetzung. Ein Programmpunkt an diesem Demo-Tag war auch, unsere guten Erfahrungen mit Kodak Alaris und deren Scanner sowie Software weiterzugeben, diese sind ja maßgeblich für die rechtssichere und automatisierte Erfassung“, so Ben Kopfer, Abteilungsleiter Studienfinanzierung & IT des Studierendenwerk Darmstadt.
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