Autor: Michaela Doll
Key-Account-Manager, Information Management – Document Capture
Der Verbraucherschutz ist eine kleinteilige Aufgabe. Die zuständige Behörde verarbeitet hier tagtäglich eine Vielzahl an verschiedensten Dokumenten, die häufig noch handschriftlich ausgefüllt sind. Um deren Verarbeitung zu digitalisieren und zu beschleunigen, wurde eine wohl einzigartige Lösung implementiert.
Die zentrale Aufgabe eines Amtes für Verbraucherschutz ist es, die Gesundheit der Menschen zu schützen. Dafür sind verschiedenste Experten, darunter Fachärzte, Veterinäre, Biologen, Chemiker, Physiker, technische Assistenten, Arbeitsschützer, Ingenieure, Juristen, Verwaltungsfachkräfte u.v.m. im Einsatz. In ihren Laboren werden jährlich hunderttausende Proben auf Tierseuchen und Zoonosen, Proben von Trink- und Badewasser, mikrobiologische Proben und Lebensmittelproben untersucht. Daneben überwacht diese Behörde vor Ort auch die Einhaltung von Arbeitsschutzmaßnahmen. Zu den Schwerpunkten ihrer Arbeit gehören der Infektionsschutz, die Krankenhaus- und Praxishygiene, die Wasser- und Umwelthygiene, die Arzneimittelprüfung sowie die Gesundheitsberichterstattung. Mit ihren Untersuchungen und Analysen schützen sie den Verbraucher zudem vor Täuschung sowie falschen Angaben. Auch die Tiergesundheit und der Tierschutz fallen in die Zuständigkeit der Behörde.
Ineffizient und kostspielig
Durch diese facettenreichen Aufgabengebiete wird hier täglich mit einer Vielzahl an Formularen gearbeitet. Diese werden in der Regel händisch vor Ort ausgefüllt, weshalb die Digitalisierung dieser Dokumente sehr zeitaufwendig ist. Denn jedes handschriftliche Formblatt muss manuell von einem Mitarbeitenden in die Datenbank übertragen werden. Das ist nicht nur sehr langsam, aufwändig und teuer, sondern birgt auch ein großes Fehlerpotenzial.
Daher entschied sich ein Amt für Verbraucherschutz, diesen Digitalisierungsprozess zu modernisieren. So wurde eine Lösung gesucht, die die laufenden Kosten sowie manuelle Arbeitsschritte drastisch reduziert. Sie sollte über eine moderne Web-Architektur verfügen, aber inhouse betrieben werden und die bisherige Infrastruktur 1:1 darstellen können. Zudem müssen die strengen Datenschutzrichtlinien eingehalten werden. Eine weitere Maßgabe der Behörde war ein deutscher Service und Support.
Den Zuschlag für dieses Projekt hat die DI-Solution, ein Kooperationspartner von Kodak Alaris, erhalten. Die Lösung des Systemhauses konnte sich gegenüber den Mitbewerbern durchsetzen, da die Anforderungen nicht nur erfüllt, sondern übertroffen wurden.
Eine bis dato einzigartige Lösung
Überzeugen konnte die DI-Solution dabei mit der Erfassungslösung Kodak Info Input Solution im Zusammenspiel mit der Handschriftenerkennung Microsoft Computer Vision AI.
Kodak Info Input Solution ist eine Scanlösung für die dezentrale Erfassung. Sie bietet die Klassifizierung, Extrahierung und Validierung der digitalisierten Formulare sowie Daten, um sie anschließend direkt in die entsprechenden Folgesysteme zu integrieren. Dank der browserbasierten Architektur ist Kodak Info Input Solution weitaus schneller und kostengünstiger bereitgestellt als eine Software, die erst auf allen Anwender PCs installiert werden muss. Auch die einfache Bedienung über eine intuitive Benutzeroberfläche, die Einarbeitungskosten minimiert, konnte überzeugen. So lässt sich beispielsweise die Scanfunktion innerhalb einer Geschäftsanwendung ausführen, ohne dass der Nutzer diese vorher verlassen muss.
Dank der offenen Architektur von Kodak Info Input Solution konnte DI-Solution die Handschriftenerkennung Microsoft Computer Vision AI implementieren. Das Besondere dabei ist, dass es sich hierbei um die bis dato wohl erste On-Premises Installation in Deutschland handelt. Normalerweise arbeitet die Handschriftenerkennung in der Cloud. Für den Nutzer unmerklich, werden die Daten dort ausgelesen und im Anschluss wieder zurückgegeben. Doch dies war aufgrund der strengen Datenschutzauflagen für Behörden nicht möglich. DI-Solution hat daher in Zusammenarbeit mit Microsoft eine On-Premises Lösung umgesetzt, bei der Microsoft Computer Vision AI als Container auf dem lokalen Server des Amtes installiert ist. Das Ergebnis ist erstaunlich, denn es wird nicht nur handschriftliche Blockschrift, sondern auch Schreibschrift erkannt und in digitale Daten umgewandelt.
Im speziellen Fall des Amtes für Verbraucherschutz kommen täglich viele Dokumente zum Einsatz, die händisch ausgefüllt werden, weil es im ersten Schritt praktischer ist. Beispielsweise, wenn ein Veterinär die Todesursache eines Tieres feststellen und in einem Formular bescheinigen muss. Stellt sich dabei heraus, dass eine Seuche oder ein Virus der Grund des Ablebens war, so hat das weitreichende Auswirkungen auf den Betrieb oder gar für die Region und die Informationen müssen schnellstmöglich weitergeleitet werden, um eine Epidemie zu verhindern.
Dank dem Zusammenspiel von Kodak Info Input Solution und der Handschrifterkennung von Microsoft Computer Vision AI werden die Bearbeitungszeiten für diese Vorgänge enorm verkürzt. Hierfür hat DI-Solution das System bisher mit 18 Formularen angelernt, die nun automatisiert umgewandelt und klassifiziert sowie anschließend in die entsprechenden Folgesysteme weitergeleitet werden. Sollte dabei einmal die Handschrift nicht eindeutig erkennbar sein, so wird dieses Dokument zur manuellen Nachbearbeitung aussortiert. Die Lösung lernt allerdings mit jedem Formular dazu und verbessert so stetig seine Erkennungsquote.
Doch selbst das intelligenteste System braucht Daten, mit denen es arbeiten kann. Dafür ist eine hervorragende Bildqualität unerlässlich. So hat DI-Solution auch die vorhandenen Multifunktionsgeräte durch neue Kodak Dokumentenscanner ersetzt. Zum Einsatz kommen hier die Kodak S2060W, die dank der integrierten Bildverarbeitungstechnologie Perfect Page stets für beste Lesbarkeit sorgen. Dafür verfügt die Software über 30 modernste, automatisierte Funktionen, die beispielsweise die Bildhelligkeit anpasst, Hintergrundfarben glättet, das Formular in schwarz-weiß für eine noch bessere OCR (Optical Character Recognition) umwandelt und vieles mehr.
Neben der Implementierung hat DI-Solution auch die Mitarbeiterschulungen übernommen, damit diese optimal auf das Arbeiten mit der Lösung vorbereitet sind. Zudem übernehmen sie zukünftig den Service und Support, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.
Schnelle, automatisierte Prozesse bei niedrigen Kosten
Dank der neuen Lösung haben sich die Bearbeitungszeiten enorm verkürzt. Vorgänge, wie beispielsweise Förderantrage für Wärmepumpen, die vorher mehrere Monate in Anspruch genommen haben, können jetzt in nur wenigen Wochen erledigt werden. Darüber hinaus sorgen der niedrige Investitionsaufwand und die geringen laufenden Kosten für einen schnellen Return on Investment.
Die Lösung von DI-Solution, hat alle Erwartungen übertroffen. Die Verarbeitung der handschriftlichen Formulare haben früher sehr viel Zeit und Arbeitskraft in Anspruch genommen. Dank der Handschriftenerkennung von Microsoft im Zusammenspiel mit der Kodak Info Input Solution ist dieser Prozess nun weitestgehend automatisiert und das mit einer bis dato unvorstellbaren Präzision. Denn bei vielen Formularen liegt die Erkennungsrate bei sagenhaften 98 %.
„Wir sind überzeugt, dass dieses Projekt Schule machen wird. Wenn wir sehen in wie vielen Bereichen handschriftlich ausgefüllte Dokumente zum Flaschenhals werden, gerade in Behörden oder im Gesundheitswesen, ist uns mit dieser Lösung ein Meilenstein gelungen. Das Wichtigste dabei, dass wir so auch die strengen Datenschutzauflagen einhalten können“, so Michael Reich, Geschäftsführer DI-Solution GmbH.
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