Digitalisierung der Poststelle in Behörden

Autor: Michaela Doll
Key-Account-Manager, Information Management – Document Capture

In diesem Beitrag lesen Sie, welche Kriterien Scanner und Erfassungslösung in der Poststelle erfüllen müssen, um die perfekte Grundlage der Digitalisierung zu sein.

Die Prozesse in deutschen Behörden sollen digital und effizient werden. Der erste Schritt hierfür ist die Digitalisierung des Posteingangs. Dieser verspricht entscheidende Vorteile, wie eine schnellere Bearbeitung von Kundenanfragen, eine bessere Verfügbarkeit und Auffindbarkeit der Dokumente sowie eine gesteigerte Produktivität bei reduzierten Kosten. Darüber hinaus lassen sich mit einer digitalen Lösung die Vorgaben zu Datenschutz und Rechtssicherheit besser einhalten.

Doch damit die Investition diese Verbesserungen mit sich bringt, sollten einige wichtige Kriterien erfüllt werden. Welche das sind, haben wir für Sie in diesem Blogbeitrag zusammengetragen:

Heterogenes Beleggut im Stapel verarbeiten

Gerade Behörden haben täglich mit Dokumenten verschiedenster Größe, Stärke und Formaten zu tun. Demnach sollten die Scanner in der Lage sein, heterogenes Beleggut problemlos im Stapel zu verarbeiten. Ein wichtiger Punkt ist hier ein intelligenter Dokumentenschutz mit Ultraschalltechnologie im Scanner, der Doppel- und Fehleinzüge und Papierstaus noch vor ihrer Entstehung erkennt und verhindert. Im besten Fall besitzt das Gerät auch eine Metallklammererkennung, die Heft- und Büroklammern identifiziert und das Eindringen in den Scanner verhindert. Dadurch werden nicht nur Schäden an Scanner und Dokumenten vermieden, sondern auch Ausfallzeiten reduziert.

Intelligente Sortierfunktionen

Nachdem die Poststelle eine Vielzahl an Dokumententypen und Vorgängen gleichzeitig zu verarbeiten hat, sind Scanner mit intelligenten Sortierfunktionen eine echte Arbeitserleichterung. Einmal konfiguriert können die Geräte beispielsweise Trennblätter gesondert ausgeben, wodurch diese wiederverwendbar sind. Das reduziert nicht nur die Kosten, sondern schont auch den Papierverbrauch und damit die Umwelt.

Eine hohe Bildqualität ist das A und O

Egal, ob Sie Dokumente für das Archiv oder die Weiterverarbeitung scannen, eine hohe Bildqualität ist unerlässlich! Bei der Archivierung sind die Vorgaben der TR-Resiscan zu beachten, die unter anderem eine gute Lesbarkeit der Dokumente verlangt. Darüber hinaus ist eine gute Bildqualität die Grundlage für eine hohe OCR-Leserate (optische Zeichenerkennung), was definitiv erstrebenswert ist! Denn je präziser die Zeichenerkennung arbeitet, umso effektiver können nachgelagerte automatisierte Prozesse arbeiten. Hinzu kommt, dass die Auffindbarkeit von Dokumenten erheblich verbessert wird.

Hohe Sicherheitsstandards

Neben der TR-Resiscan gibt es weitere gesetzliche Vorgaben, die zu erfüllen sind. Das prominenteste Beispiel ist hier wohl die DSGVO, die „geeignete technische und organisatorische Maßnahmen“ zu deren Einhaltung vorsieht. Bei der Wahl Ihres Scanners sollten Sie demnach darauf achten, dass dieser sowohl über eine gute Bildqualität für die ersetzende Archivierung als auch über Features zum Dokumentenschutz selbst verfügt. Weiterhin sollte sichergestellt werden, dass die Dokumente vor unberechtigten Zugriffen und Manipulationen geschützt sind. Demnach ist ein Scanarbeitsplatz mit Zugangs- und Zugriffskontrollen empfehlenswert.

Einfache Bedienung der Geräte

Komplexe Scanvorgänge mit nur einem Knopfdruck erledigen? Mit der richtigen Software ist das kein Problem. Kodak Alaris bietet zum Beispiel mit seiner mitgelieferten, kostenfreien Erfassungssoftware Smart Touch die Möglichkeit, wiederkehrende und mehrstufige Scanprozesse mit nur einem Knopfdruck auszuführen. Das automatisiert Routineaufgaben und minimiert den manuellen Aufwand, wodurch Sie die Produktivität in der Poststelle weiter steigern können.

Vor dem Kauf testen!

Es ist nicht alles Gold, was glänzt. Ein Scanner kann noch so vielversprechend sein, doch eignet sich das Gerät auch für Ihre Anforderungen und wie reibungslos arbeitet er in der Praxis? Gehen Sie diesen Fragen vor dem Kauf auf den Grund, indem Sie die Scanner vor dem Kauf im realen Umfeld ausgiebig testen.

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Mit einer Erfassungslösung die Automatisierung vorantreiben

Dokumente scannen und verteilen oder in einem Ordner ablegen stellt nur die Basis dar. Eine intelligente Erfassungslösung kann so viel mehr. Sie kann Dokumente automatisiert erkennen, klassifizieren und Inhalte auslesen. Sie sorgt für die nahtlose Integration in Folgesysteme und bietet ein hohes Maß an Automatisierung. So lassen sich Effizienz und Sicherheit steigern. Letzteres ist ein wichtiger Aspekt auch für die Einhaltung der DSGVO, denn diese fordert Nachvollziehbarkeit. Und das sollte ein Erfassungslösung genauso ermöglichen, wer hat wann was gescannt. Lesen Sie hier, welche Auswahlkriterien Sie bei der Investition in eine Scanlösung berücksichtigen sollten.

Reduzieren Sie Risiken

Alle vorangegangen Punkte zielen darauf, die Produktivität in der Poststelle zu steigern. Doch auch der robusteste Scanner kann einmal ausfallen. Mithilfe von versierten Technikern lassen sich diese Probleme schnell lösen und Ausfallzeiten minimieren. Vergewissern Sie sich vor dem Kauf, welche Services der Händler oder Hersteller anbietet. Besonders wichtig sind hier eine gut erreichbare Hotline sowie eine schnelle Reaktionszeit, sollte ein Techniker vor Ort benötigt werden.

Dezentral am Einzelplatz

Gerade in Behörden gelangen Papierdokumente nicht nur über die Poststelle in den Betrieb. Gerade im direkten Kundenkontakt können viele Dokumente anfallen. Hier empfiehlt sich eine dezentrale Lösung, mit Scannern direkt am Einzelplatz. Kodak Alaris bietet hier kompakte Desktopscanner, die auch mit einem speziellen Flachbett für Reisepässe ausgestattet werden können. So bleibt man mit dem Kunden in Kontakt und digitalisiert nebenbei in Sekundenschnelle.