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Digitalisieren in Zeiten der Echtzeit-Kommunikation

Die Digitalisierung ist heutzutage ein geflügelter Begriff, wenn es um die Optimierung und Modernisierung von Arbeitsplätzen und -prozessen geht. Gerade das papierlose Arbeiten ist dabei ein essentieller Bestandteil, der jedoch durchdacht und an das Unternehmen angepasst angegangen werden muss.

Über alle Branchen hinweg ist das Medium Papier eine der Hauptursachen für hohe Betriebskosten, denn wo Papierdokumente in Prozessen dominant sind, fallen manuelle Arbeitsschritte an, die viel Zeit in Anspruch nehmen. Betrachtet man diese papierbehafteten Vorgänge genauer, handelt es sich dabei um wiederkehrende Routinevorgänge, die sich sehr einfach automatisieren und somit effizienter gestalten lassen.

Ein intelligentes Input Management ist der zentrale Bestandteil für eine erfolgreiche digitale Transformation. Doch dabei gibt es einiges zu beachten – wo beginnt die Digitalisierung, welche Scan-Infrastruktur ist geeignet, was für ein Lizenzmodell ist ratsam und sind die digitalen Prozesse im Einklang mit Datenschutz und Compliance-Richtlinien? Fragen, denen dieser Blogbeitrag auf den Grund geht.

Die digitale Transformation definiert ein paar grundlegende Regeln, wie das Erfassen von Papierdokumenten ablaufen sollte:

  1. Input Management ist Teil der digitalen Gesamtstrategie: Es sollten stets die Gesamtzusammenhänge in Verbindung mit ECM, ERP, CRM und anderen zentralen Anwendungen des Unternehmens im Auge behalten werden. Demnach empfiehlt es sich, Geschäftsvorfälle komplett von „End to End“ zu betrachten. Der erste Schritt der digitalen Transformation ist somit die Digitalisierung von Papierdokumenten.
  2. Medienbrüche eliminieren – auf durchgängig digitale Prozesse setzen: Papierbasierte Prozesse sind nicht nur teuer, sie hemmen auch die digitale Transformation. Die Lösung ist eine frühzeitige Digitalisierung von Papierdokumenten – und zwar dort, wo sie anfallen. Dadurch kommen kostenintensive papierbasierte Vorgänge erst gar nicht in die Unternehmensprozesse.
  3. Die Vorteile von „Wireless“ für sich erkennen und nutzen: WLAN-Geräte, wie beispielsweise moderne Desktopscanner, bieten enorme Vorteile: Man spricht von sogenannten „Shared Ressources“, also der gemeinsamen und flexiblen Nutzung durch viele Mitarbeiter. Hier sind deutliche Kosteneinsparungen zu erzielen, denn die Administration erfolgt zentral und die Nutzung über den Browser.
  4. Browserbasiertem Capturing und mobilen Apps gehören die Zukunft: Mit browserbasierten und mobilen Erfassungsverfahren kann jeder Mitarbeiter, zu jeder Zeit, an jedem Ort vollkommen unabhängig von Hardware und Betriebssystemen Papierunterlagen digitalisieren. Es wird keinerlei Software mehr auf den Endgeräten der Mitarbeiter installiert. Die Software läuft nur noch zentral auf Servern. Das reduziert den Aufwand für die IT-Infrastruktur und -Administration erheblich.
  5. Zeitgemäße Lizenzmodelle: In der Vergangenheit war es üblich auf transaktions- und volumenbasierte Lizenzmodelle zurückzugreifen. Diese bergen allerdings Probleme und gerade bei schwankenden Volumen sind die Kosten nur schwer zu kalkulieren. Wesentlich zeitgemäßer sind hier Flatrate oder „Concurrent“ Lizenzmodelle, bei denen die Lizenzen gemeinsam genutzt werden. Dadurch bleiben die Kosten konstant und kalkulierbar.
  6. Dezentrale Erfassung ergänzt das zentrale Input Management: Früher war das zentrale Input Management „State of the Art“, doch der „Bring your own Device“ (BYOD) Trend, also die steigende geschäftliche Nutzung von mobilen Endgeräten, wird das dezentrale Erfassen bestärken. Durch diese Entwicklung lässt sich vorhersehen, dass das zentrale Scannen zukünftig durch eine effiziente verteilte Erfassung über Browser und mobile Endgeräte ergänzt wird.

Nachdem nun die Basis festgelegt ist, geht es um den Zeitpunkt der Erfassung. Generell lassen sich hierzu drei Klassen bilden:

  1. Die frühe zentrale Erfassung: Papierdokumente landen in einem zentralen Posteingang, wo sie direkt gescannt werden. Meistens sind zwar Scan- und Ausleseverfahren bereits automatisiert, es fallen jedoch noch eine ganze Reihe manueller und damit kostspieliger Arbeitsvorgänge an, wie beispielsweise die manuelle Belegvor- oder -nachbereitung. Die frühe zentrale Erfassung sorgt für Papierfreiheit in den Folgeprozessen.
  2. Die späte zentrale Erfassung: Hier ist gemeint, dass die Papierdokumente erst nachdem sie abschließend bearbeitet wurden, archiviert werden. Dies geschieht meistens über externe Dienstleister, die sich darauf spezialisiert haben.
  3. Die dezentrale transaktionsbasierte Erfassung:Dokumente werden dort gescannt, wo sie anfallen. Der Mitarbeiter, der den Geschäftsvorfall bearbeitet, digitalisiert die Dokumente direkt im direkten Kundenkontakt oder am Arbeitsplatz und versieht sie mit den entsprechenden Schlüsselinformationen. Der große Vorteil dieses Verfahrens liegt darin, dass durch die frühe Digitalisierung, die Informationen sofort für die Weiterbearbeitung zur Verfügung stehen. In diesen Prozess können auch Kunden, Lieferanten sowie externe Mitarbeiter integriert werden. Dadurch entstehen offene, transparente und effizientere Unternehmen. Das dezentrale Scannen ergänzt den üblichen zentralen Posteingang und ist gerade für Unternehmen mit vielen Filialen essentiell.

 

Die richtigen Werkzeuge nutzen

Die Fülle an verschiedenen Scanlösungen gestaltet es schwer, die optimale Lösung für das jeweilige Unternehmen zu finden. Zwar ist das grundliegende Interesse, Papierdokumente zu digitalisieren, stets das gleiche, die Art und Weise wie das geschehen soll, muss allerdings individuell auf die Anforderungen abgestimmt werden. In Bezug auf die IT-Infrastruktur stellt sich zunächst die Frage, ob ein „Fat Client“ oder ein „Thin Client“ benötigt wird.

Als „Fat Client“ wird ein leistungsstarker PC bezeichnet, auf dem die Erfassungslösung stationär installiert ist und eine zentrale Administration demnach nicht oder nur bedingt möglich ist. Überall dort, wo es um sehr performante, hochvolumige Anwendungen geht, ist der „Fat Client“ nach wie vor unerlässlich. Als Beispiel hierfür lässt sich die Posteingangsstelle einer Versicherung nennen, die täglich tausende Blatt Papier digitalisieren muss. Hier kommen leistungsstarke Produktionsscanner zum Einsatz, die große Mengen an Papier im Stapel erfassen und digitalisieren. Zudem sind die Geräte mit Funktionen wie OCR-Erkennung ausgestattet und können die digitale Information als durchsuchbare PDF-Dateien direkt in Folgeprozesse wie SAP einspeisen.

Ein „Thin Client“ hingegen setzt auf eine browserbasierte Erfassungslösung, die zentral auf einem Server gespeichert ist. Das reduziert einerseits den Aufwand der IT-Abteilung für Wartung (Updates), Verwaltung sowie Joberstellung und andererseits benötigen die Mitarbeiter keine leistungsstarken PCs, denn sie können unabhängig vom Gerät scannen. Unter ähnlicher Prämisse arbeiten auch mobile Apps. Diese sind allerdings nur dort geeignet, wo einzelne Blätter oder Belege, ortsunabhängig zu digitalisieren sind. Die Erfassung erfolgt in diesen Systemen transaktionsbasiert und eignet sich vor allem für kleinere Mengen an Dokumenten.

Compliance und Datensicherheit

Für alle Erfassungsverfahren, egal ob dezentral oder zentral, gelten verschiedene rechtliche Grundsätze und juristische Bestimmungen. Die Bitkom hat dieses wichtige Thema in zehn Grundsäten festgehalten:

  1. Elektronische Archivierung ist technologieneutral.
  2. Die Archivierung von Belegen hat zeitnah zu erfolgen.
  3. Die elektronische Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sicherstellen.
  4. Archivierte Objekte müssen mit einem Index versehen werden.
  5. Elektronisch archivierte Objekte müssen lesbar und auswertbar bleiben.
  6. Steuerrelevante Daten dürfen im elektronischen Archivsystem aufbewahrt werden.
  7. Elektronisch archivierte Objekte unterliegen der Betriebsprüfung.
  8. Das elektronische Archivsystem darf vom Betriebsprüfer genutzt werden.
  9. Die elektronische Archivierung darf unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland erfolgen.
  10. Das elektronische Archivierungsverfahren ist zu dokumentieren.

Beachtet man diese Grundsätze, ist man bereits auf einem guten Weg die Compliance und Datenschutz-Richtlinien einzuhalten.

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