Autor: Alexander Weyd
Alaris Channel Account Manager
In den Werkstätten der Lebenshilfe Donau-Iller werden vielfältige Aufgaben für Menschen mit Behinderung angeboten, um diese in die Arbeitswelt zu integrieren. Ein Arbeitsbereich ist die des Scandienstleisters.
Die dort eingesetzte Erfassungslösung war seit mehr als zehn Jahren im Einsatz und neben dem Kostenfaktor sowie der mangelhaften Bildqualität, waren sehr eingeschränkte Administrationsoptionen die Hauptgründe, um diese zu erneuern. Dabei entschied sich die Lebenshilfe Donau-Iller für Scanner und eine Erfassungslösung von Kodak Alaris.
Der Lebenshilfe e.V. ist eine gemeinnützige Organisation in Deutschland, die sich für die Belange von Menschen mit körperlicher oder geistiger Behinderung einsetzen und deren Familien unterstützen. Dies umfasst unter anderem Bildungsangebote, Wohnmöglichkeiten, soziale Dienstleistungen und Arbeitsintegration. Der Ortsverband Lebenshilfe Donau-Iller wurde 1960 gegründet und ist im Laufe der Zeit auf über 30 Standorte in der Region gewachsen. Heute begleiten ca. 1.200 Mitarbeitende rund 2.500 Menschen mit Behinderung durch ihr Leben. Ein Teil des Ortsverbandes sind die Donau-Iller Werkstätten mit fünf Standorten. In der Werkstätte Neu-Ulm arbeiten aktuell 236 Menschen mit Behinderung. in verschiedenen Bereichen von der Fertigung/Montage , über die Grünpflege und die Verpackung bis hin zur Scandienstleistung.
Die Lebenshilfe Donau-Iller als Scandienstleister
In der Lebenshilfe Donau-Iller arbeiten derzeit 20 Menschen mit Behinderung im Bereich der Scandienstleistung. An insgesamt 15 Arbeitsplätzen übernehmen sie hier selbstständig die Digitalisierung von Dokumenten für verschiedene Unternehmen, darunter auch große Konzerne wie die Mercedes Benz AG. Dabei erfassen die Mitarbeitenden täglich rund 30.000 Seiten, darunter wichtige Unterlagen wie Serviceaufträge, Rechnungen und Lieferscheine. Institutionen wie diese haben Vorteile für für beide Seiten: Menschen mit Behinderung haben hier die Möglichkeit, aktiv am Arbeitsleben und damit an der Gesellschaft teilzuhaben. Unternehmen, die Aufträge an Werkstätten erteilen, unterstützen die Teilhabeund können diese auf ihre Ausgleichsabgabe anrechnen.
Gerade im Bereich Digitalisierung gilt es immer up-to-date zu sein. Deshalb war es an der Zeit für eine Modernisierung. Die bisherige Scanlösung war nun mehr als zehn Jahre im Einsatz. Doch neben dem Kostenfaktor sowie der mäßigen Bildqualität, waren sehr eingeschränkte Administrationsoptionen die Hauptgründe, um diese zu erneuern. Dabei entschied sich die Lebenshilfe Donau-Iller für Scanner und Erfassungssoftware von Kodak Alaris.
„Es gefällt uns besser, weil die Scanner schneller sind und weil wir mehrere Dokumente und Seiten auf dem Bildschirm sehen“
Modernisierung für inklusive Arbeitsplätze
Im Zuge der Modernisierung wurden alle 15 Arbeitsplätze mit einem KODAK S3100 Scanner und der Erfassungslösung KODAK Capture Pro NE (Network Edition) ausgestattet. Die Auslieferung der Geräte übernahm dabei die Morgenstern AG aus Reutlingen, die sich von nun an auch um die jährliche Wartung der Scanner kümmert.
Intuitive Nutzung
Die KODAK S3100 Scanner überzeugen durch ihre hervorragende Stapelverarbeitung. Unabhängig von Papiergewicht oder -format, ziehen sie auch kleine Belege oder Karten problemlos ein. Dank Ultraschalltechnologie werden Fehl- oder Doppeleinzüge sofort erkannt und der Einzug gestoppt, bevor es zu Papierstaus oder beschädigten Belegen kommt. Wird dabei ein Mehrfacheinzug erkannt, beispielsweise weil ein Kassenbeleg auf einen Lieferschein geklebt wurde, so erhalten die Mitarbeitenden eine Benachrichtigung auf dem Desktop. Dort können sie selbständig auf die Fehlermeldung reagieren oder nach Absprache entscheiden, ob das in diesem Falle in Ordnung ist oder ob sie das Dokument neu einscannen müssen.
Darüber hinaus sorgt die integrierte Perfect Page Bildverarbeitungstechnologie auch bei schwierigen Vorlagen stets für beste Bildqualität. Selbst zerknitterte oder blasse Originale werden einwandfrei wiedergegeben. Insgesamt 30 hochmoderne automatisierte Funktionen sorgen für perfekte und stets gerade Bilder, ohne dabei auf Geschwindigkeit zu verzichten. Einige Auftraggeber wünschen beispielsweise, dass die Lebenshilfe ihnen die Dokumente in Schwarzweiß übermittelt und dank Perfect Page sind auch diese perfekt lesbar. Die hervorragende Bildqualität gewährleistet zudem eine hohe Genauigkeit bei der optischen Zeichenerkennung (OCR), die für das Wiederauffinden von Dokumenten immens wichtig ist. Für optimalen Datenschutz werden die Bilddateien nur auf einem temporären Speicher im Scanner abgelegt und spätestens beim Ausschalten gelöscht. Einen weiteren Vorteil birgt die Bedienung über den Touchscreen der Scanner, da die Mitarbeitenden so die Scanjobs intuitiv anstoßen können und ein besseres Gefühl für das Gerät entwickeln.
Einfache Administration und beste Kontrolle
Die Erfassungslösung KODAK Capture Pro NE ist eine echte Bereicherung für die Werkstätten der Lebenshilfe Donau-Iller. Einerseits vereinfacht sie die Administration erheblich, da neue Scanjobs ganz einfach nach den individuellen Anforderungen der Kunden selbst erstellt werden können. Diese müssen lediglich einmal aufgesetzt werden und sind dank der Network Edition an jedem Arbeitsplatz verfügbar. Auch die Kontrolle der Indexdaten wird durch KODAK Capture Pro vereinfacht, da der User zu jederzeit die Daten auf dem Desktop einsehen kann und bei einer Fehlermeldung direkt reagieren kann. Je nach Kundenwunsch werden die Dateien und Daten übertragen, ob direkte Integration in SharePoint, andere Clouddienste, per E-Mail oder Datenträger.
Auf der anderen Seite fördert Capture Pro auch die Weiterentwicklung der Anwender. Denn im Vergleich zum Vorsystem verfügt die Lösung von Kodak Alaris über mehr Möglichkeiten. So mussten sich die Mitarbeitenden auf eine funktionsreichere Benutzeroberfläche einstellen. Diese Herausforderung nahmen die Menschen mit Behinderung sehr gut an und sie wachsen mit Stolz an ihren Aufgaben. Sollte doch mal ein Problem auftreten, wird dieses sofort via Pop-Up Fenster signalisiert, sodass die Mitarbeitenden dies schnell und unkompliziert lösen können.
„Bereits in der schrittweisen Einführungsphase konnten es unsere Mitarbeitenden kaum erwarten, dass auch ihr Arbeitsplatz mit der neuen Hard- und Software ausgestattet wird. Die weitreichenden Funktionen des Systems fördern die Weiterentwicklung unserer Anwender, was für uns von großer Bedeutung ist“, so Mathias Reisenauer, Abteilungsleiter Scandienstleistung bei der Lebenshilfe Donau-Iller.
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Zuverlässige Service-Hotline
Die Lebenshilfe Donau-Iller war mit der Servicequalität des vorherigen Anbieters unzufrieden, weshalb sie sich auch hier für die Dienste von Kodak Alaris entschieden haben. Das gebuchte Servicepaket für KODAK Capture Pro macht sich durch die schnelle sowie unkomplizierte Unterstützung bezahlt. „Kodak Alaris glänzt mit einer gut erreichbaren deutschen Service-Hotline. Falls im Erstkontakt keine Lösung gefunden wird, so meldet sich ein versierter Techniker innerhalb kürzester Zeit, um das Problem zu beheben“, so Reisenauer weiter.
„Wir sind mit der neuen Erfassungslösung von Kodak Alaris sehr zufrieden. Allen voran, weil unsere Mitarbeitenden so begeistert davon sind. Doch neben diesem Aspekt überzeugt die Lösung vor allem durch ihre weitreichende, aber dennoch einfach handzuhabende Administration. Früher haben wir für fast jeden einzelnen Scanjob die Unterstützung des Hersteller-Supports benötigt, der auch noch schlecht erreichbar war. Heute können wir diese ganz einfach selbst aufsetzen“, resümiert Mathias Reisenauer das erfolgreiche Projekt.
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