Autor: Dennis Meier
Key Account Manager
Poststellen, BPO-Anbieter und Scandienstleister müssen täglich unzählige Dokumente zuverlässig, schnell und nachvollziehbar digitalisieren.
Dabei sind insbesondere die Prozesse im Posteingang meistens aufwendig und verzweigt. Dokumente kommen in den unterschiedlichsten Formaten ins Haus, häufig sind Formulare falsch ausgefüllt oder ungültig. Folglich sind viele Mitarbeiter mit zeitintensiven, manuellen Tätigkeiten beschäftigt: Dokumente sortieren, falsch ausgefüllt Formulare erkennen, neu stapeln, aussortieren. Und während die Scanner mehrere Hundert Seiten pro Minute verarbeiten, verlangsamt die manuelle Bearbeitung von Dokumenten den gesamten Scanprozess. Die passende Digitalisierungslösung mit intelligenten Funktionen für automatisierte Prozesse, bringt hierbei Effizienz und Sicherheit.
Beim Scannen ist das Zusammenspiel der richtigen Hard- und Software essentiell und erleichtert nicht nur den Scanprozess, sondern stellt auch sicher, dass die Dateien und Informationen nahtlos an den Zielort gelangen. Überall dort, wo hohe Papiervolumen digitalisiert werden, ist die manuelle Vor- und Nachbereitung der Dokumente der größte Kostenfaktor mit bis zu 80 % des gesamten Betriebsaufwandes. Die Optimierung dieser Prozesse ist daher entscheidend für die Senkung der Kosten, die Steigerung der Produktivität und die Verbesserung der SLA-Leistungskennzahlen.
Große Papiervolumen einfach bewältigen
Die Digitalisierung großer Papiervolumen setzt leistungsstarke Scanner voraus. Sie bilden die Grundlage eines schnellen Papierhandlings. Die Scangeschwindigkeit ist jedoch nur ein Faktor für höhere Produktivität. Die Scanner müssen auch intelligente Funktionen bieten, die manuelle Handgriffe minimieren und den Scanprozess vereinfachen. So machen beispielsweise Doppeleinzüge oder Papierstaus dem Anwender oft unnötig das Leben schwer, denn sie kosten nicht nur Zeit, sondern können auch zur Beschädigung von wertvollen Dokumenten führen.
So sollten die Scanner z. B. in der Lage sein, Dokumente unabhängig von Papierformat und -stärke zu erfassen. Ein intelligenter Dokumentenschutz mit Ultraschalltechnologie verhindert dabei, dass die Dokumente beschädigt werden. Die Geräte besitzen hierfür hochsensible Mikrofone am Eingang des Papiereinzugs, um typische Knittergeräusche zu registrieren. Mehrfacheinzüge und Papierstaus werden so vermieden oder erkannt, ehe sie entstehen, was signifikante Produktivitätsvorteile bringt. Zudem stellen Sensoren sicher, dass jedes einzelne Blatt erfasst und digitalisiert wird.
Ein gewöhnlicher Scanner wirft im Falle eines Doppeleinzugs das Blatt einfach aus. Für den Nutzer bedeutet das: Aufstehen, Blatt erneut einlegen und Scanvorgang nochmal starten. Gerade in Geschäftsumgebungen mit hohem Scanvolumen, kostet jeder dieser Handgriffe bares Geld – und auch Nerven. Achten Sie deswegen darauf, dass das Gerät, im Fall eines Doppeleinzugs, die betreffenden Blätter nicht vollständig auswirft. Denn so erkennt der Nutzer sofort, was den Fehler verursacht hat. Am Display der Scanner kann nun entschieden werden, ob ein Re-Scan erforderlich ist oder der Doppeleinzug akzeptiert wird. Es könnte ja sein, dass sich nur eine Haftnotiz auf dem Papierdokument befindet oder ein Briefumschlag gescannt werden soll. Die intelligente Metallklammererkennung registriert zudem Heft- oder Büroklammern und verhindert deren Eindringen in den Scanner. Dadurch werden nicht nur Schäden an Scanner und Dokumenten vermieden, sondern auch Ausfallzeiten reduziert.
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Höhere Produktivität beginnt mit intelligenter Sortierung
Für die automatisierte Erfassung werden i. d. R. Trennblätter mit Barcodes benutzt. Werden sie nach dem Scanvorgang aussortiert und wiederverwendet entsteht dadurch ein manueller Aufwand, lässt man es im Stapel verschwendet man Papier. Wird ein Scanner mit integrierter Sorter-Funktionalität eingesetzt, so können die Trennblätter automatisch aussortiert und wieder genutzt werden. Das reduziert nicht nur die Kosten, sondern schont auch die Umwelt. Einige Geräte besitzen außerdem weitere spezielle Sortierfächer, um manuelle Handgriffe auf ein Minimum zu reduzieren. So sortiert der Scanner beispielsweise Dokumente, die eine spezielle Nachbereitung benötigen, wie originale Kundendokumente, die zurückgegeben werden müssen. Oder die automatisierte und getrennte Ausgabe von bestimmten Papierformaten sowie das Erkennen und Trennen von Dokumenten bei einem Mehrfacheinzug.
Eine kontrollierte Ausgabestapelung sorgt außerdem für eine ordentliche Ausgabe der Papierdokumente nach dem Scanvorgang. So muss keine Zeit mit dem Sortieren durcheinander geratener Papierstapel verschwendet werden.
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Die Software macht den Unterschied
Erst durch den Einsatz der richtigen Erfassungslösung wird das volle Potenzial der Digitalisierung genutzt. Zu beachten ist, dass viele Erfassungslösungen auf dem Markt nicht weiterentwickelt wurden, weshalb sie mit Scannern der neuesten Generation nicht mehr mithalten können. Die Software sollte sich bequem in bestehende IT-Landschaften einbinden lassen. Ein ganz wichtiger Aspekt bei der Wahl einer Scanlösung ist zudem die einfache, intuitive Bedienung. Nur so wird der Scanprozess für die Anwender vereinfacht und manuelle Handgriffe minimiert.
So sollten sich Scanprofile mit wenigen Klicks individuell anpassen lassen. Mit nur einem Tastendruck werden dann Dokumente z. B. in einem bestimmten Dateityp im richtigen Zielordner gespeichert. Wiederkehrende Routine-Scanvorgänge können mit einem Klick ausgeführt und direkt an den Zielort gesendet und nahtlos in den Workflow integriert werden. Beispielsweise das Einscannen eines Dokuments und der Versand an verschiedene Ziele wie etwa per E-Mail. Liefert die Software außerdem eine vereinfachte Darstellung zwischen Miniaturansicht und Anzeige im Hauptfenster sowie sinnvolle Tastenkombinationen für die Navigation und das Löschen von Leer- oder Duplikatseiten, spart das viel Zeit.
Hinsichtlich der Stapelverarbeitung sollte die Software in der Lage sein, durch eine intelligente Auftragsauswahl verschiedene Profile und Jobs ohne manuelle Eingriffe zu verarbeiten. Das funktioniert mit spezifischen Patchcode-Trennblättern, die die Befehle für die jeweiligen Dokumente enthalten und auslösen.
Weitere Arbeit entsteht, wenn bestimmte Dokumente aussortiert werden müssen, die als schwierig angesehen werden. Wenn ein schwer lesbares Dokument gefunden wird, wird es separat mit anderen Einstellungen gescannt – oftmals mit höherer Auflösung, was zu unnötig großen Dateien oder einem erhöhten Hintergrundrauschen führt. Eine Scanlösung mit intelligenter Bildverarbeitungstechnologie korrigiert und validiert automatisch. Bilder werden ausgerichtet, zugeschnitten und auf eventuelle Schräglagen korrigiert. So werden selbst problematische Originaldokumente perfekt lesbar digitalisiert.
Intelligente Formularverarbeitung
Mit innovativen Funktionen wie Ausnahmeprüfung, erweiterter Indizierung und Extrahierung auf Experten-Niveau gelangen die Informationen schneller in die digitalen Geschäftsprozesse. Dadurch wird viel Zeit bei der Datenaufnahme gespart, was die Effizienz des Unternehmens steigert.
So stellt eine intelligente Ausnahmeverarbeitung die unmittelbare Validierung von Dokumenten sicher. Die Funktion erkennt, wenn in einem Formular wichtige Datenstücke fehlen, etwa eine Unterschrift oder ein unausgefülltes Pflichtfeld. Wenn ein Problem erkannt wird, zeigt der Scanner automatisch eine Warnung im Bildschirm an und stoppt den Scan. Fehler können so schneller korrigiert werden. Intelligente Scanlösungen bieten außerdem eine automatische Markierungserkennung. Die Software erkennt die Markierungen akkurat und füllt die entsprechenden Indexfelder mit den Ergebnissen aus. Eine sehr nützliche Funktion, gerade dann, wenn es um die Auswertung einer Vielzahl von Formularen geht wie z. B. bei der Erfassung von Patienteninformationen oder Umfragen. Das intelligente Auslesen von Barcodes sorgt außerdem für genaueste Ergebnisse bei der Datenextrahierung und stellt Daten für weitere Anwendungen bereit.
Eine automatisierte Klassifikation basierend auf Struktur, Layout und Inhalt, ermöglicht die automatisierte Zuordnung unterschiedlichster Dokumente zu bestimmten Dokumentenklassen. So stehen wichtige Informationen für die anschließenden Geschäftsprozesse schneller und genauer zur Verfügung. Die eingesetzte Softwarelösung unterscheidet zwischen Rechnungen, Bestellungen, Verträgen und anderen Arten von Post, unabhängig von ihrer Quelle und ohne Patchcode-Seiten oder Trennblätter.
Automatisierung bringt mehr Sicherheit
Intelligente Funktionen ermöglichen außerdem eine einfachere Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. So werden z. B. Richtigkeit und Vollständigkeit im Digitalisierungsprozess sichergestellt sowie der Schutz der Dokumente. Mit der richtigen Scanlösung kann der gesamte Prozess vom Scannen über die Archivierung (bis zum Vernichten des Originaldokumentes) überwacht werden und somit die Beweiskraft der Dokumente erhalten bleiben.
Fazit: Die Vor- und Nachbereitung von Dokumenten ist zeit- und kostenintensiv. Es gilt, manuelle Handgriffe auf ein Minimum zu reduzieren. Denn was bringt eine Digitalisierungslösung, wenn dann Mehrarbeit in anderen Arbeitsschritten entsteht? Erst durch intelligente Funktionen von Scanner und Scanlösung wird die Vor- und Nachbereitungszeit von Dokumenten verringert, was zu einem schnelleren gesamten Digitalisierungsprozess führt. Hier liegt der wahre Vorteil digitalisierter Prozesse, denn das wesentlich verbesserte Papierhandling führt zu mehr Produktivität und Sicherheit. Außerdem können Scanfehler ausfindig gemacht werden, noch bevor sie Abläufe verlangsamen.
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